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Comment communiquer sur son événement !

Ce n’est pas une exception, mais la règle ! Tant pour une soirée de lancement de produit, une conférence, un spectacle ou tout autre événement professionnel, la communication de votre événement est un passage obligé, sinon ce dernier est sans impact. 

Communication événement professionelle

Pourquoi communiquer sur votre événement professionnel ?

Il est essentiel de bien communiquer sur son événement professionnel. Faire connaître son entreprise, sa marque et ses produits est une stratégie importante pour attirer des visiteurs, des partenaires et une audience ciblée, vers un lieu déterminé à l’avance. 

Gardez en tête que votre cible et vos invités sont sûrement déjà sollicités par d’autres entreprises et d’autres évènements, et ils sont pleinement conscients qu’un événement a généralement un but commercial. À travers votre communication vous devez proposer un contenu de qualité et vous démarquer pour que l’on vous remarque !

Aussi, posez-vous les bonnes questions ! 🤔 Car si on réfléchit, vous vous êtes déjà rendus à un salon, ou un événement auquel vous étiez conviés, ou juste parce que vous vous sentiez concernés… Prenez exemple sur la communication de cet événement et demandez-vous ce qui vous a plu au travers de leur communication. Observez la façon dont ils ont communiqué, car si vous les avez honoré de votre présence c’est que leur communication était suffisamment bien réussie.

Avant de commencer…

Étape 1 : Choisisez un CM 🧑‍💻

*CM = community manager / animateur de communauté 

Indispensable, pour mettre en place une bonne communication !  

Il sera le chef d’orchestre de votre communication afin que votre événement résonne aux oreilles de vos invités comme une douce symphonie. En effet, préparer la communication de votre événement requiert de la cohérence, du temps et de l’énergie. 

Si vous n’êtes pas disponible pour le faire, et que vous n’avez pas de CM dans votre boîte, il va falloir attribuer ce rôle à un collaborateur de votre équipe. 

Étape 2 : Étudier la cible 🎯

Connaître à l’avance le type de public de votre événement va vous aider à adapter votre discours et votre communication. Il faut apprivoiser votre cible avant de pouvoir la croquer ! Par exemple, soyez fun pour les jeunes, concis pour les carriéristes, ou encore moderne pour les auto-entrepreneurs. Adaptez-vous à eux pour les séduire et retenir leur attention. Si vous parlez leur langage, ce ne sera que plus simple pour vous de leur vendre vos produits ou vos services.

Étape 3 : Choisir un moyen de diffusion 🔉

La plateforme et le canal de diffusion sont les clés pour que votre événement soit visible. Avant d’y aller, réfléchissez bien aux objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre communication et choisissez un support adapté à la cible. 

Après avoir identifié la cible, les canaux ect…il va falloir dresser la stratégie de publication !

La création d’un planning édito est indispensable pour une bonne organisation (le contenu du post ou de la story, quand et à quelle heure).

Vous pouvez notamment :

  • Utiliser des outils stratégiques (réseaux sociaux, newsletters) pour toucher une large audience à moindre coût;
  • Créer un site web dédié au projet qui servira de vitrine à votre organisation;
  • Faire appel à des professionnels du marketing digital qui sauront vous conseiller sur l’utilisation des meilleurs outils disponibles sur le marché pour atteindre vos objectifs ;
  • Communiquer avec les médias et bloggeurs afin d’être présents sur leurs sites et réseaux sociaux.

Étape 4 : Définir son contenu 📲

3 possibilités pour communiquer sur votre événement : 

  • La com’ classique (affiche, autocollant…) 

Il s’agit d’un canal peu élaboré certes, mais efficace quand même ! Il continue toujours autant de toucher un grand nombre de personnes, car placées au bon moment et au bon endroit, dans des lieux susceptibles d’être fréquentés par votre cible, les affiches font leur petit effet.

  • La com’ 2.0 (réseaux sociaux)

Identifiez les bons réseaux sociaux pour communiquer dessus, quel message, quel contenu, quel discours ou encore langage employer :

Linkedin = monde pro

Facebook = populaire

Tweeter = instantané

Instagram = le plus visuel → Veillez à la géolocalisation

  • La com’ original (streetmarketing, com’ décalé …)

Osez la créativité dans votre communication, sortez des sentiers battus et de votre zone de confort, surprenez-les. N’ayez pas peu de tester différents supports, différentes approches, et le résultat n’en sera que plus marquant pour vos clients. Allez à l’essentiel, avec un message bien clair mais complet.

Notre coup de 💜 : Le storytelling ! C’est l’art de raconter une histoire, c’est une approche qui “fait rêver” et qui va orchestrer votre communication.

Ici, on vous donne quelques petits tips INDISPENSABLES :

→ Suivre les comptes officiels de l’organisation

→ Faites le BUZZ (créer un jeu concours) → outils à mettre en ligne

→ Pensez aux hashtags, et tags

→ Pensez à réutiliser les contenus liés à l’événement dans vos prochaines publications

Quand communiquer sur son événement professionnel  ? 📆

Une communication se prépare mais elle doit sortir au bon moment. Une campagne publiée trop tôt risque de perdre de son efficacité avec le temps car le même message plusieurs fois pendant longtemps finira par passer inaperçue. Donc veillez à déterminer combien de temps à l’avance vous allez communiquer et à quelle fréquence .

Idéalement communiquer 6 à 3 mois à l’avance. Pourquoi si tôt ? Comme disait auparavant Jamie, un com’ ça se prépare ! Et il faut aussi intégrer les délais de rédaction des journalistes ou de la création des visuels par les graphistes ! 

N’hésitez pas à solliciter les journaux, magazines, radio … ils n’attendent que ça !

Les 3 mots d’ordre d’une comm’ bien réussie : Le AVANT, PENDANT, APRÈS 

Avant l’événement 
  • Communication teasing (principalement ciblée sur les réseaux sociaux) pour attirer du monde,
  • Pendant l’événement (communication de l’événement en direct sur les moments phares) pour atteindre votre objectif.
Pendant l’événement 
  • Retransmettre l’événement en direct : Ne laissez pas la frustration envahir les personnes qui n’ont pas pu venir et permettez-leur de suivre votre événement.
Après l’événement 
  • Impliquez de nouveau les participants pour qu’ils puissent garder en mémoire des souvenirs intactes. Par exemple : leurs faire parvenir des photos afin de les fidéliser et garder le client/prospect dans votre univers.

Pour réussir son événement professionnel, il est important de soigner la communication.

La communication est essentielle à la réussite de votre événement car elle vous permet d’instaurer un climat de confiance avec vos clients, de créer une relation avec eux et de vendre votre marque. Il est également important de communiquer clairement la manière dont votre entreprise peut aider les autres, afin qu’ils sachent ce qu’ils retirent de leur participation.

La communication est un point crucial pour la réussite de votre événement professionnel. Il vous faut donc être prêt à passer le plus clair de votre temps à la mettre en place, afin que tout soit parfait. Votre public doit être au courant de ce qu’il se passe, et il est important d’offrir à chacun une expérience unique et enrichissante. Pour cela, il faut faire preuve d’imagination et de créativité ; tout comme le lieu où l’on organise ces rencontres professionnelle, qui doit inspirer confiance aux participants !

Maintenant que vous avez compris comment et pourquoi communiquer sur son événement professionnel lancez-vous avec aoyos !

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