Chaque semaine, nos experts partagent leurs astuces, leurs méthodes et leurs stratégies pour créer vos événements.
Le networking, c’est le cœur de tout événement professionnel réussi. C’est ce moment où des connexions se tissent, où des partenariats voient le jour, et où les participants repartent avec le sentiment d’avoir élargi leur horizon professionnel. Mais pour que cela fonctionne, il ne suffit pas de réunir des gens dans une pièce et d’espérer que la magie opère. Non, il faut mettre en place un environnement propice aux interactions.
Avant de penser à l’agencement de la salle ou aux activités, vous devez avoir une idée claire de ce que recherchent vos participants. Le networking peut servir à différentes fins :
Un espace de networking réussi doit permettre à chaque participant d'atteindre ses objectifs.
Facilitez la prise de contact dès le départ. Si vous savez qu’un participant veut recruter ou collaborer, vous pouvez faire des badges (par exemple, "À la recherche de talents", "Ouvert aux collaborations"). Cela facilitera les échanges dès le premier contact visuel.
Le choix de l’espace de networking est fondamental : trop grand, l’espace commun semble vide et les gens se sentent perdus. Trop petit, il devient étouffant, et personne n’ose engager la conversation.
De nos jours, la technologie est un atout indéniable pour maximiser l’efficacité des networking. Il ne s’agit plus seulement de se retrouver face à face : les outils numériques permettent de cibler les rencontres et de préparer les discussions en amont.
Si vous utilisez une appli de networking, encouragez les participants à remplir leurs profils avant l’événement. Vous pouvez même leur envoyer des rappels pour qu’ils le fassent, et les motiver en offrant un petit cadeau aux premiers inscrits complets.
Un espace de networking efficace ne doit pas être figé. Animez-le avec des activités interactives qui inciteront les participants à se parler. Beaucoup de personnes, même dans un cadre professionnel, sont parfois hésitantes à initier une conversation. Les animations servent de brise-glace.
Quelques idées :
Vous pouvez avoir un espace magnifiquement aménagé, mais si les participants ne savent pas où aller ou ce qu’ils doivent faire, l’impact sera réduit.
Signalétique
Installez des panneaux clairs indiquant les différentes zones de l’espace : tables de discussions, bar, coin repos, etc. N’hésitez pas à ajouter des touches d'humour ou des messages engageants pour rendre l'expérience plus agréable.
Mobilier
Les choix de mobilier jouent aussi un rôle clé. Des fauteuils trop confortables risquent de plonger les participants dans un manque de dynamisme, tandis que des chaises rigides découragent les échanges prolongés.
Optez pour des tables hautes sans sièges pour certaines zones. Ce sera un espace où les gens s’arrêtent, échangent rapidement et se déplacent facilement vers une autre conversation. Pensez également aux zones de recharge, où les participants peuvent poser leurs smartphones tout en discutant. Vous les garderez connectés et, bien sûr, disponibles pour continuer à échanger.
Pendant un networking, les pauses ne sont pas seulement des moments pour se détendre, elles sont des opportunités de faire grandir son réseau et ses opportunités professionnelles. Offrir des pauses bien positionnées dans votre programme et des zones de détente agréables encouragera les échanges informels.
Un bon networking ne se termine pas à la fermeture des portes. Pour maximiser l'impact des rencontres, encouragez les participants à garder le contact après la soirée.
Déjà qu'organiser un événement est complexe, mais ajouter des invités internationaux au mélange peut facilement transformer l'opération en un véritable casse-tête. Vous devez penser aux différences culturelles, aux barrières linguistiques, aux contraintes de voyage et bien plus encore. Pourtant, bien gérer ces aspects peut faire la différence.
L'un des premiers points à maîtriser est la gestion des formalités administratives et logistiques pour vos invités internationaux. Tout commence bien avant leur arrivée sur place. Si vous négligez cet aspect, vous pourriez compromettre la présence de certains participants.
Les formalités d’entrée varient énormément d’un pays à l’autre, et il est vital de bien les comprendre pour chaque nationalité attendue. Informez vos invités le plus tôt possible des exigences en matière de visas. Pour faciliter leur démarche, fournissez une liste complète des documents nécessaires, y compris les délais de traitement des demandes. Certains pays exigent des visas spécifiques, tandis que d'autres imposent des restrictions sanitaires, comme des vaccinations obligatoires. Une invitation officielle à l'événement peut souvent accélérer les processus de visa, donc veillez à l’envoyer suffisamment tôt.
En plus de cette préparation, n’oubliez pas que certains invités peuvent avoir des contraintes personnelles ou professionnelles qui influencent leur capacité à voyager. Prenez donc en compte leur emploi du temps pour fixer les dates de l’événement. Vous pourriez également envisager d’offrir un service d’assistance pour la gestion des visas. Avoir un interlocuteur dédié au sein de l’équipe événementielle, capable de répondre aux questions des invités sur ces formalités, est un atout inestimable.
Le confort de vos invités ne commence pas à l’événement lui-même, mais dès le départ de leur voyage. Pour garantir une arrivée sereine, assurez-vous que leurs billets sont réservés dans les meilleures conditions possibles. Choisir des vols adaptés aux horaires de l’événement, avec des temps de correspondance raisonnables, est essentiel. Évitez de faire voyager vos invités sur des itinéraires complexes ou épuisants qui pourraient les rendre moins disponibles et moins concentrés lors de l’événement.
Si votre budget le permet, offrir un surclassement en classe affaires à vos invités VIP est un excellent moyen de les choyer. Il est aussi possible de négocier avec des compagnies aériennes pour obtenir des tarifs réduits pour les groupes importants.
L'hébergement est un élément clé de l'expérience internationale de vos invités. Il est préférable de choisir des hôtels proches du lieu de l’événement afin de minimiser les temps de déplacement. Assurez-vous que l’hôtel dispose des installations nécessaires pour répondre aux besoins culturels et religieux de vos invités, comme la présence de menus adaptés à des régimes alimentaires spécifiques ou des salles de prière.
Les chambres doivent également offrir un confort optimal, surtout après de longs trajets. Pensez à des petits détails qui peuvent améliorer l'expérience, comme des adaptateurs de prise électrique, des informations sur les activités locales, ou des messages de bienvenue personnalisés.
Rien de pire pour un invité que de devoir naviguer seul dans une ville étrangère dès son arrivée. Offrez des transferts privés depuis l’aéroport jusqu’à l'hôtel ou proposez un service de conciergerie dédié pour organiser leurs trajets.
En bonus, prévoyez un "kit de bienvenue" à remettre à l’aéroport : une bouteille d’eau, un en-cas, et une brochure avec le programme de l’événement.
Lorsque vous organisez un événement international, il est probable que vos invités arrivent de divers pays, chacun ayant un fuseau horaire différent. Le décalage horaire, ou "jet lag", peut avoir un impact significatif sur l’énergie et la participation des invités. Pour éviter que vos participants ne soient trop fatigués pour profiter pleinement de l'événement, vous devez penser à intégrer des moments de récupération dans le programme. Planifiez des pauses stratégiques, surtout après les sessions d’ouverture, et évitez de commencer trop tôt le matin si une grande partie de vos invités arrive de zones éloignées.
Vous pourriez également leur offrir des espaces de détente, des en-cas et des boissons pour qu’ils puissent se reposer entre les sessions. Un petit-déjeuner tardif le jour de l’arrivée, ou même une séance de relaxation ou de méditation, pourrait les aider à se remettre du décalage horaire et à entamer l’événement en pleine forme.
Les événements d’entreprise internationaux réunissent souvent des invités parlant plusieurs langues. Si tout le monde ne parle pas couramment la même langue, il existe des solutions pour que chacun se sente inclus et comprenne le contenu de l'événement.
1. Traduction simultanée : ne lésinez pas sur la qualité
Lorsqu’il s’agit d’une audience multilingue, offrir une traduction simultanée est indispensable. Qu'il s'agisse de traduire des conférences, des ateliers ou même des conversations lors des pauses-café, il est essentiel que chaque invité se sente inclus et compris. La traduction simultanée, réalisée par des professionnels, garantit que vos invités saisissent chaque nuance des discussions.
Assurez-vous également que les traducteurs connaissent le vocabulaire spécifique à l'industrie ou au domaine de votre événement pour éviter tout malentendu. Par exemple, dans une conférence sur l’innovation technologique, des termes complexes pourraient perdre leur sens sans un traducteur expérimenté.
2. Les applications de traduction en direct
Si le budget ne permet pas d’engager des traducteurs, il existe des applications de traduction en temps réel comme Google Translate, ITranslate ou Microsoft Translator. Ces solutions peuvent être moins formelles, mais très pratiques pour les échanges informels ou les sessions de networking.
Intégrez l'utilisation de ces applications dans votre kit d’information et vérifiez que le Wi-Fi soit accessible dans tout le lieu de l’événement.
3. Le personnel multilingue, un atout essentiel
Avoir un personnel capable de parler plusieurs langues est un énorme avantage. Dès l’accueil, il est rassurant pour vos invités de pouvoir échanger dans leur langue natale. Recrutez des personnes qui parlent les langues de vos principaux groupes d’invités pour offrir un service client optimal.
4. Créer une plateforme digitale dédiée à l'événement
Dans le cadre de l’organisation d’un événement international, l’anticipation des difficultés que vos invités peuvent rencontrer en matière de communication, de logistique et de culture est essentielle. Pour pallier cela, vous pouvez créer une plateforme digitale dédiée à l'événement. Ce portail en ligne permettrait à vos invités d'accéder à toutes les informations nécessaires, en plusieurs langues. Elle pourrait inclure un espace pour télécharger les programmes, des informations sur les hôtels, une carte interactive des lieux, des FAQ concernant les déplacements, ainsi que des guides touristiques locaux.
La plateforme pourrait aussi intégrer un espace de networking où les participants peuvent se connecter avant, pendant et après l’événement. De cette manière, chaque invité se sentirait guidé à chaque étape.
Chaque culture a ses propres codes, qu’il est essentiel de connaître pour éviter les faux pas.
Certaines coutumes, comme en Asie, attachent une grande importance à l'échange de cartes de visite. Ce geste peut sembler anodin ailleurs, mais il est vu comme un signe de respect et d'intérêt sincère dans ces pays. Assurez-vous que vos équipes sont formées pour connaître et respecter ces protocoles.
Les repas sont un autre domaine où les différences culturelles peuvent poser des défis. Dans certains cas, vos invités peuvent avoir des restrictions alimentaires en raison de croyances religieuses ou de préférences personnelles. Proposer un menu qui inclut des options végétariennes, halal, kasher, ou sans gluten est devenu une norme pour tout événement international. Cependant, au-delà de ces options, il est aussi important que la manière dont les plats sont servis respecte les attentes culturelles. Par exemple, en Asie, il est mal vu de servir de la nourriture avec des baguettes déjà posées sur les aliments, car cela symbolise une offrande funéraire.
Indiquez clairement les options disponibles lors des repas ou des cocktails sur des étiquettes visibles. Cela évite aux invités de devoir demander à chaque fois si un plat correspond à leurs préférences.
Le timing d'un événement peut varier d'une culture à l'autre. Si les pays nordiques et germaniques sont connus pour leur ponctualité rigoureuse, d’autres pays peuvent avoir une approche plus flexible du temps. Essayez de trouver un juste équilibre et prévoyez des marges pour éviter tout désagrément.
Une fois que vos invités internationaux sont installés confortablement, il est crucial qu’ils puissent suivre et participer pleinement à l’événement.
Si vous présentez des slides ou des vidéos, le contenu visuel doit être clair et compréhensible, même sans traduction immédiate. Les graphiques, les schémas et les images universelles aident beaucoup à passer le message sans barrière linguistique.
Évitez les acronymes locaux ou les références trop culturelles dans vos présentations. Ils peuvent être déconcertants pour des invités étrangers.
Si votre événement inclut des sessions interactives ou des ateliers, veillez à ce que les participants puissent échanger sans crainte de malentendus. Envisagez des ateliers spécifiques sur l’interculturalité pour favoriser la compréhension mutuelle et fluidifier les échanges.
Ne laissez pas vos relations avec vos invités internationaux se dissoudre après l’événement. Le suivi est essentiel pour renforcer les liens et transformer les participants en ambassadeurs de votre marque.
Un simple email de remerciement fait toujours plaisir. Pour un impact encore plus fort, personnalisez ces messages en incluant une référence spécifique à une interaction que vous avez eue avec l’invité pendant l'événement. Si possible, rédigez ce message dans la langue de l’invité ou incluez une phrase dans cette langue pour ajouter une touche personnelle.
Envoyez les présentations, photos et vidéos de l’événement. Vos invités apprécieront de pouvoir revivre l’expérience, surtout s'ils ont manqué des moments à cause des barrières linguistiques ou du décalage horaire.
Ajoutez des ressources supplémentaires, comme des résumés des conférences en plusieurs langues, ou des webinars qui approfondissent certains sujets abordés.
Encouragez vos invités à donner leur avis. Les plateformes de sondages en ligne comme SurveyMonkey ou Typeform sont idéales pour recueillir des suggestions de manière anonyme. Prévoyez des questions spécifiques pour savoir si vos efforts pour inclure des invités internationaux ont été perçus positivement.
Si tu veux attirer l'attention des médias, faire parler de ton événement et marquer les esprits, organiser une conférence de presse est une excellente stratégie. Cela dit, c’est aussi un exercice délicat : entre le choix du lieu, la qualité du message, et l’accueil des journalistes, une conférence de presse réussie demande de la préparation.
Commençons par le début. Ce type d'événement te permet d'informer directement les journalistes et, par leur biais, le grand public. Tu peux y annoncer un nouveau produit, une évolution majeure de ton entreprise, ou répondre à une situation de crise. Mais attention, une conférence de presse mal ficelée peut rapidement virer au fiasco. La clef est de mettre en place un message clair, bien ciblé, et de savoir comment le présenter.
Avant même de passer aux détails logistiques, prends un moment pour définir les raisons derrière ta conférence. Pourquoi veux-tu t’adresser aux médias ? Que souhaites-tu que les journalistes retiennent et retransmettent ? Avoir des objectifs clairs est indispensable pour la suite, car c'est à partir de là que tout va se construire. Que ce soit pour un lancement de produit, une annonce stratégique ou une gestion de crise, chaque conférence de presse doit répondre à une question : Quel est le message essentiel à transmettre ?
Quand tu organises une conférence de presse, le choix du bon moment est presque aussi important que l’annonce elle-même. Imagine : tu as tout préparé, tu es prêt à faire une annonce fracassante, mais voilà... il est 18h un vendredi, et tous les journalistes sont en train de penser au week-end. Pour éviter ça, opte pour un jour en semaine, de préférence entre le mardi et le jeudi, et choisis un créneau en matinée, idéalement entre 9h30 et 11h.
Concernant le lieu, privilégie un endroit central, facilement accessible et bien équipé. Il faut que les journalistes puissent s’y rendre sans difficulté, et qu’ils se sentent bien accueillis. Un hôtel en centre-ville avec une salle de conférence moderne peut être une excellente option. Assure-toi aussi que le lieu dispose de tout ce qu’il faut : une bonne connexion internet, des équipements audiovisuels de qualité et un espace suffisamment spacieux pour accueillir les participants sans qu’ils se sentent à l’étroit. L'objectif est de créer un environnement professionnel et accueillant, où les journalistes peuvent se concentrer sur l'information que tu veux leur transmettre.
Le succès d'une conférence de presse dépend largement des invités. Et par "invités", j’entends bien sûr les journalistes. Plus ils sont pertinents par rapport à ton message, mieux c’est. Il ne s'agit pas d'inviter tous les médias du pays, mais plutôt de choisir ceux qui vont avoir un réel impact sur ton audience cible.
Dans cette étape, le travail commence bien avant d'envoyer les invitations. Il faut concevoir une liste de journalistes soigneusement sélectionnés. Tu devrais viser la presse spécialisée dans ton domaine d’activité, ainsi que les médias généralistes pour toucher un public plus large. N’oublie pas les influenceurs ou blogueurs, qui ont aujourd’hui un pouvoir médiatique non négligeable.
Lorsque tu rédiges les invitations, évite les mails impersonnels. Les journalistes reçoivent des centaines de communiqués et d’invitations chaque semaine, alors fais un effort pour que le tien se distingue. Personnalise chaque message en mentionnant pourquoi leur média est pertinent pour ton événement. C’est un petit geste qui peut faire une grande différence.
Le communiqué de presse est un élément clé de ta conférence. C’est lui qui va donner envie aux rédacteurs de venir, et plus encore, de parler de ton annonce. Il doit donc être à la fois clair, concis et captivant. Le style doit être direct : n’hésite pas à aller droit au but dès les premières lignes. Pose-toi les questions suivantes :
Ton communiqué doit aussi répondre aux fameuses questions des 5 W (Who, What, When, Where, Why), afin que les journalistes aient toutes les informations nécessaires pour rédiger leur article. Pense à ajouter des citations de ton équipe dirigeante ou des experts invités pour donner plus de poids à ta déclaration.
Un kit presse bien préparé est l’un des meilleurs moyens de faciliter la tâche des rédacteurs. Si tout le contenu est à portée de main, ils seront plus enclins à écrire rapidement sur ton annonce. Ton kit presse doit inclure :
Propose une version numérique du kit, soit via un lien de téléchargement, soit sur une clé USB distribuée lors de l’événement. Ainsi, les journalistes pourront y accéder facilement, même après la conférence.
Pour que ta conférence soit fluide et engageante, il est essentiel de la structurer correctement. Une bonne règle de base est de ne pas la rendre trop longue. La plupart des journalistes n'ont qu'une heure à consacrer à un événement de ce type, alors évite de les retenir trop longtemps.
Voici un exemple de déroulement :
Prévois également un support visuel, comme des diapositives ou des vidéos qui viendront illustrer tes propos. Cela rendra ton discours plus dynamique et captera l’attention du public.
Une fois la conférence de presse terminée, beaucoup pensent que le travail est fini. Erreur ! Le suivi est crucial pour capitaliser sur l’impact de ton événement. Dans les jours qui suivent, pense à envoyer des remerciements personnalisés à chaque reporter présent. Profite-en pour leur fournir un résumé de l’événement ainsi que les points clés à retenir. Pour les absents, une vidéo récapitulative peut être un bon moyen de garder le lien.
Tu pourrais aussi envoyer un questionnaire de satisfaction aux participants et aux journalistes pour recueillir leurs avis sur la conférence. Les retours peuvent t’aider à améliorer tes futures conférences de presse et à mieux comprendre ce qui a fonctionné ou non.
Enfin, n'oublie pas de partager les moments forts de la conférence sur tes propres canaux de communication : site web, réseaux sociaux, newsletter. Cela permet d’amplifier ton information au-delà des médias traditionnels.
Par la suite, surveille les articles, les reportages et les mentions dans les médias. Utilise des outils de suivi pour mesurer l’impact de la conférence sur la couverture médiatique et sur les réseaux sociaux. Cela te donnera un aperçu précieux sur la façon dont ton message a été reçu et diffusé.
Durant une conférence de presse, il est quasiment certain que des questions plus délicates seront posées. La préparation est donc primordiale. Anticipe les questions potentielles sur des sujets sensibles, comme les controverses autour de ton entreprise ou des inquiétudes concernant ton produit. Anticipe des réponses explicites et directes, sans jamais tomber dans la défensive.
Si tu es confronté à une question embarrassante, reste calme et réponds de manière factuelle. Si tu n’as pas la réponse sur l'instant, propose de revenir vers la personne plus tard avec des informations complètes. Cette transparence renforcera ta crédibilité.
Aucune conférence de presse ne se déroule sans quelques imprévus. Il est donc crucial d’être préparé pour réagir efficacement lorsque les choses ne se passent pas comme prévu. Que faire si le conférencier principal est en retard, si une défaillance technique survient ou si un journaliste pose une question particulièrement difficile ?
1. Prépare un plan B : Anticipe les éventuels problèmes en ayant des solutions de rechange prêtes. Par exemple, si un intervenant est absent, prévois quelqu'un d'autre qui peut prendre sa place ou élaborer un discours alternatif.
2. Assure-toi de la bonne marche des équipements : Avant l'événement, teste tous les équipements techniques – micros, projecteurs, ordinateurs – pour éviter les mauvaises surprises. Avoir un technicien sur place est aussi une bonne idée pour régler les problèmes rapidement.
3. Gère les problèmes logistiques avec souplesse : Si un problème logistique survient, comme un retard dans la livraison des fournitures ou un désagrément dans la salle, informe immédiatement les participants et ajuste le programme si nécessaire. La transparence et la réactivité sont clés pour maintenir une ambiance professionnelle.
Pense à avoir un document de gestion de crise avec des scénarios potentiels et des solutions préétablies. Ce guide te permettra de réagir rapidement et efficacement face à des imprévus.
Dans le monde de l'événementiel, tout peut arriver. Vous pouvez passer des mois à planifier un événement parfait et voir tout votre travail mis à mal par une simple annulation de dernière minute. Que ce soit un intervenant clé qui se désiste, une tempête inattendue ou même une pandémie, il est crucial d’être préparé à ces situations. Heureusement, avec de l'expérience, des astuces, et une bonne dose d'anticipation, vous pourrez gérer ces imprévus.
Commençons par l'essentiel : anticiper est la clé. Les annulations sont inévitables dans notre métier. Il ne s'agit pas de savoir si elles vont arriver, mais quand. Si vous avez un plan de secours bien pensé, une annulation de dernière minute n’est plus une catastrophe, mais simplement un défi à relever.
Par exemple, vous organisez une conférence de grande envergure et, la veille, la salle subit une coupure d’électricité majeure. Grâce à votre plan B, vous aviez déjà réservé un autre endroit en amont, prêt à être activé si besoin. Résultat : aucun stress, tout le monde est satisfait et votre client vous remercie pour votre réactivité.
La rapidité est cruciale lorsqu'une annulation de dernière minute survient. Cependant, il ne s'agit pas seulement d'être rapide, mais aussi d'agir avec empathie. Souvenez-vous : votre client est probablement aussi stressé que vous, voire plus. Montrez-lui que vous êtes à l'écoute et que vous comprenez ses inquiétudes.
Lors d'une annulation de dernière minute, la première chose à faire est d'informer immédiatement toutes les parties prenantes : les intervenants, les prestataires, les traiteurs, les techniciens, et tous ceux qui sont impliqués dans l'organisation de l'événement. Il est essentiel de contacter chacun le plus rapidement possible, que ce soit par téléphone, e-mail ou SMS, afin de s'assurer que tout le monde est informé de la situation. Plus tôt ils sont au courant, plus il sera facile de réagir et de réajuster le programme si nécessaire.
Ensuite, la transparence avec votre client est primordiale. Il est important d'expliquer calmement les raisons de l'annulation, même si elles sont délicates. Il ne s'agit pas de cacher les faits ou d'embellir la réalité, mais de faire preuve d'honnêteté. Votre client doit comprendre ce qui s’est passé pour qu’il ait confiance en votre gestion de la situation. À partir de là, avancez des solutions concrètes : le report de l'événement à une date ultérieure, l'organisation d'une alternative en ligne, ou encore la recherche d'un autre emplacement. L’important est de montrer que vous avez déjà réfléchi à des options de secours et que vous êtes proactif dans la gestion de cette crise.
L'attitude que vous adoptez en tant que professionnel de l'événementiel peut avoir un impact décisif sur la relation avec votre client. Dans ces moments-là, une approche calme et rassurante est essentielle. Restez positif et affichez votre maîtrise de la situation. Même si l’annulation est frustrante pour toutes les parties, montrer que vous avez tout sous contrôle peut non seulement apaiser les tensions, mais également renforcer la confiance que votre client place en vous. Une simple phrase comme "Je comprends, c'est vraiment une situation difficile, mais voici ce que nous allons faire pour y remédier..." peut calmer l’anxiété de votre client et le rassurer quant à votre capacité à gérer les imprévus.
Dans une situation d'annulation, la communication est essentielle. Une mauvaise communication peut empirer la situation. Pire encore, si certains participants ne sont pas informés, cela peut ruiner votre réputation professionnelle.
Vous organisez un dîner de gala et une inondation rend le lieu impraticable ou le prestataire a annulé la réservation. Envoyez immédiatement un SMS à tous les invités pour les informer de l’annulation et les rediriger vers un lieu temporaire ou une nouvelle date via un mail détaillé. Postez aussi sur les réseaux sociaux pour tenir informée votre communauté et éviter toute confusion.
L’annulation d’un événement ne signifie pas nécessairement sa fin définitive. Au contraire, cela peut devenir l’occasion idéale pour repenser le format de l'événement, voire surprendre les participants avec une alternative innovante.
Si l'événement en présentiel n’est plus envisageable, passer au digital peut être une solution efficace. Aujourd'hui, les technologies permettent de convertir presque n'importe quel événement en une expérience virtuelle. Vous pouvez envisager des webinaires, des conférences en ligne, ou même des tables rondes via des plateformes comme Zoom ou Teams. Cette approche permet non seulement de contourner l’impossibilité du présentiel, mais elle présente aussi l’avantage de toucher un public potentiellement plus large.
Dans certains cas, le problème réside dans l’indisponibilité du lieu. Il est donc prudent de toujours avoir sous la main une liste de sites alternatifs, disponibles à court préavis. Cela permet de réagir rapidement et de ne pas laisser l'annulation d'un lieu compromettre l'intégralité de l'événement. Grâce à cette anticipation, vous pourrez aisément suggérer à votre client un autre site, réduisant ainsi les perturbations et limitant les désagréments pour les participants.
Enfin, si le report est envisageable, proposer une nouvelle date peut souvent être la meilleure solution, notamment lorsque l'événement est crucial pour le client. Dans cette situation, il est essentiel d’être flexible et réactif pour trouver un e nouvelle date qui convienne à toutes les parties. Le report, plutôt que l'annulation pure et simple, montre que vous avez à cœur la réussite de l’événement et que vous êtes prêt à faire tout votre possible pour en garantir la bonne tenue.
Gérer des annulations de dernière minute, c’est une épreuve, mais c’est aussi une occasion d’apprendre et de s’améliorer. Chaque crise peut devenir une opportunité d’affiner vos méthodes et de renforcer votre équipe.
Il est facile de paniquer, mais gardez la tête froide. Prenez quelques minutes pour respirer, évaluer la situation et élaborer un plan d’action.
Après chaque annulation, faites un débriefing avec votre équipe. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Où auriez-vous pu être plus rapide ? Améliorez vos procédures en conséquence. L'événementiel est un secteur vivant. Apprenez à constamment améliorer vos stratégies d'anticipation.
Une annulation n'est pas la fin du monde, et c'est même l'occasion de solidifier la relation avec vos clients, à condition de bien gérer la situation. Un petit geste commercial peut montrer à votre client que vous êtes désolé de la situation. Un rabais sur la prochaine prestation ou une option gratuite peut transformer une situation négative en opportunité de fidélisation.
Montrez à votre client que vous avez toujours un coup d'avance en lui présentant des alternatives créatives. Il appréciera votre proactivité et votre capacité à innover.
Ne laissez pas une annulation sans suite. Proposez un rendez-vous avec votre client pour discuter de la manière de compenser cet imprévu.
Enfin, une annulation est souvent l’occasion de repenser votre événement et de faire preuve de créativité.
Alors, la prochaine fois que vous faites face à une annulation, gardez le sourire, sortez votre plan B (ou C) !
De nos jours, le marketing d’influence est devenu un élément crucial pour la promotion d’événements. Un influenceur peut amplifier votre message, toucher une audience plus large, et créer un buzz autour de votre événement. Mais attention, tous ne sont pas faits pour tous les événements. Choisir le bon influenceur demande stratégie, planification et un peu de flair !
Alors, comment être sûr de ne pas se tromper ?
On ne va pas se mentir, si vous ne savez pas exactement qui vous voulez atteindre avec votre événement, choisir un créateur de contenu reviendra à chercher une aiguille dans une botte de foin.
Votre événement n’est pas pour tout le monde. Une des premières erreurs est de penser que vous devez toucher le plus de monde possible. En réalité, c’est tout l’inverse : vous voulez toucher les bonnes personnes.
Imaginons que vous organisez un forum sur le développement durable pour des entreprises. Votre cible principale pourrait être des dirigeants soucieux de l'impact environnemental. Un influenceur qui s'engage sur des sujets écologiques auprès de sa communauté, pourrait être un choix pertinent, à condition que votre budget le permette ! Sinon, tournez-vous vers des micro-influenceurs spécialisés dans la durabilité.
Vous avez peut-être déjà entendu ces termes dans des conversations de marketing digital. Mais qu’est-ce que cela signifie réellement ? Et surtout, comment cela impacte-t-il votre choix ?
Nano-influenceur : Moins de 10 000
Très engageant, parfait pour les niches spécifiques et les petits budgets.
Micro-influenceur : Entre 10 000 et 100 000
Bon taux d’engagement, crédibilité authentique, rapport qualité/prix.
Macro-influenceur : Entre 100 000 et 1 million
Grande portée, crédibilité reconnue, plus coûteux.
Méga-influenceur : Plus de 1 million
Très grande portée, star du web, prix élevé.
Il ne suffit pas d’avoir un influenceur avec une tonne de followers. Le taux d’engagement est la vraie métrique à surveiller. Un micro-influenceur avec un engagement fort (likes, commentaires, partages) peut avoir un impact bien plus important qu’un méga-influenceur dont les followers ne réagissent jamais à ses posts.
Si vous organisez une conférence B2B pour les professionnels du marketing digital, un micro-influenceur sur LinkedIn avec 15 000 abonnés, mais un taux d’engagement de 7 %, sera probablement plus efficace qu’un influenceur lifestyle avec 300 000 abonnés qui ne parlent jamais de marketing.
Si vous avez un budget limité, collaborez avec plusieurs micro-influenceurs. Cela peut multiplier vos points de contact avec différents segments d’audience, tout en optimisant l’impact global.
Voici quelques outils qui peuvent vous faciliter la tâche :
Vérifiez que l’influenceur que vous avez repéré correspond à votre audience cible. Par exemple, si vous organisez un événement autour du bien-être en entreprise, assurez-vous que l’influenceur publie régulièrement du contenu lié à la productivité, la santé mentale ou la performance professionnelle.
L’un des dangers dans le choix d’un influenceur est de tomber sur quelqu’un qui a gonflé artificiellement son nombre de followers. Cela peut être un vrai cauchemar pour votre stratégie, car vous risquez de perdre en crédibilité et en budget.
Une fois l’influenceur trouvé, l’étape suivante est cruciale : comment gérer la coopération pour qu'elle soit efficace ? Voici quelques conseils pratiques pour que tout roule comme sur des roulettes.
Ce n’est pas parce que vous avez signé avec un influenceur que tout est gagné. Vous devez savoir exactement ce que vous attendez de lui. Voulez-vous :
Les influenceurs sont des créateurs de contenu. Laissez-leur la liberté de s’exprimer avec leur propre ton et style. Vous pourriez être surpris de l'impact d'un message authentique.
Par exemple, si vous organisez une conférence sur l’entrepreneuriat, laissez l’influenceur parler de son parcours personnel pour impliquer son audience.
Un influenceur peut être génial… mais totalement hors sujet pour votre événement. Assurez-vous que son univers correspond à l’image que vous voulez renvoyer.
La collaboration avec un influenceur peut s’avérer coûteuse. N'oubliez pas de prévoir un budget pour les publications sponsorisées, les stories, et éventuellement des déplacements s’il doit participer à votre événement.
Votre collaboration doit être mesurée ! Utilisez des UTM (codes de tracking) dans les liens diffusés par l’influenceur, ou surveillez les pics de trafic et de conversions sur votre site après chaque post. On t'explique comment faire juste en dessous.
Vous avez lancé votre campagne avec l’influenceur idéal, mais maintenant, il faut savoir si cela a porté ses fruits. La mesure des performances est cruciale pour comprendre ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré pour vos prochains événements. Heureusement, il existe de nombreuses méthodes et outils pour suivre l’impact de votre collaboration.
Voici quelques indicateurs clés de performance (KPIs) que vous devez absolument surveiller :
Astuce : Utilisez des liens traqués
PS : Si vous avez besoin d’aide pour trouver l’influenceur parfait ou pour planifier votre prochain événement, aoyos est toujours là pour vous accompagner dans cette aventure !
Un brunch d'affaires est une occasion unique de sortir des cadres formels habituels et de créer un environnement plus détendu et convivial pour échanger avec vos clients.
Lors de l'organisation d'un brunch d'affaires, le choix du lieu est crucial. Un cadre agréable et professionnel peut transformer votre repas. En optant pour un restaurant élégant, une salle de réunion bien aménagée ou un espace extérieur charmant, vous montrez à vos clients que vous tenez à leur confort et que vous voulez leur offrir une expérience mémorable. Un lieu bien choisi facilite les échanges, permet de créer une ambiance détendue et propice aux discussions.
Prenons par exemple une entreprise du secteur technologique. Organiser un brunch dans un lieu moderne et high-tech peut non seulement impressionner les participants, mais aussi renforcer l'image de marque de l'entreprise en montrant qu'elle est à la pointe de l'innovation. Des éléments décoratifs comme des gadgets technologiques ou des présentations interactives peuvent aligner le brunch d'entreprise avec le secteur d'activité. Le cadre devient alors un outil stratégique pour renforcer votre message et votre positionnement.
Le menu est un élément central de votre brunch d'affaires. Il doit être réfléchi pour plaire à vos participants. Pour être sûr d'atteindre cet objectif, proposer une variété de plats gourmands et de qualité, avec des options végétariennes, sans gluten, et d'autres alternatives adaptées aux restrictions alimentaires courantes.
Un brunch, c'est un mélange de plats sucrés et salés, parfait pour un moment convivial en fin de matinée. On y retrouve souvent des œufs, souvent accompagnés de bacon, de saucisses ou de saumon fumé. Les viennoiseries gourmandes comme les croissants, les pains au chocolat, les bagels et les muffins sont toujours au rendez-vous, avec du beurre, de la confiture ou du fromage à tartiner. Pour une touche de fraîcheur, on ajoute des fruits, des yaourts et des céréales. Côté boissons, les incontournables jus de fruits, smoothies, café, thé et parfois même du champagne ou des cocktails sont de la partie.
Un buffet permet aux participants de choisir ce qu'ils préfèrent, favorisant une atmosphère plus décontractée et interactive. Cependant, un service à la carte peut également être une option pour une expérience plus personnalisée et raffinée. Dans tous les cas, la présentation des plats doit être soignée. Des assiettes bien dressées et décorées peuvent faire toute la différence.
Une bonne planification est la clé du succès de votre brunch d'affaires. Commencez par définir clairement l'objectif de l'événement. Souhaitez-vous renforcer les relations avec des clients existants, attirer de nouveaux partenaires ou peut-être lancer un nouveau produit ou service ? Cette clarté d'objectif guidera toutes vos décisions, de la sélection des invités à la structure de l'événement.
Pour la liste des invités, veillez à inviter des personnes influentes, des clients clés et des partenaires potentiels qui peuvent apporter de la valeur à l'événement. Une invitation personnalisée peut faire toute la différence et montrer à vos participants qu'ils sont importants pour vous.
Le choix de la date et de l'heure doit également être fait avec soin. Assurez-vous que l'horaire convient à la majorité de vos participants et qu'il laisse suffisamment de temps pour les discussions et les échanges. Une fois ces éléments déterminés, la logistique doit être planifiée avec précision. Pensez aux aspects pratiques comme le stationnement, l'accessibilité et les équipements nécessaires pour les présentations ou autres activités prévues.
Les activités de réseautage en entreprise sont cruciales pour maximiser l'impact de votre brunch d'affaires. Elles permettent de briser la glace et de faciliter les interactions entre les collaborateurs.
Mesurer le succès de votre brunch d'affaires et assurer un suivi efficace est essentiel pour tirer le meilleur parti de l'événement. Après le brunch, envoyez un questionnaire de satisfaction à vos participants pour recueillir leurs impressions. Demandez-leur leur avis sur l'organisation, le cadre, le menu, et les activités de réseautage. Ces retours vous fourniront des informations précieuses sur ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
Faites un suivi individuel avec vos clients les plus importants. Remerciez-les pour leur présence et leurs contributions, et proposez des rendez-vous pour approfondir les discussions entamées lors du brunch. Cela montre votre engagement et votre intérêt pour leurs besoins.
Analysez les retombées en termes de nouveaux contacts, de collaborations potentielles et de retours sur investissement. Cela vous aidera à évaluer l'impact réel de votre brunch et à ajuster votre stratégie pour les futurs événements. Par exemple, si vous avez lancé un nouveau produit lors du brunch, mesurez les ventes ou l'intérêt généré par ce brunch.
En fin de compte, l'objectif est d'établir un environnement où vos clients se sentent valorisés et écoutés. Un brunch d'affaires offre une opportunité unique de sortir des cadres formels et de tisser des liens plus authentiques et personnels avec vos partenaires et clients.
Profitez de cette occasion pour échanger, collaborer et créer de nouvelles opportunités dans une ambiance conviviale et détendue !
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