Chaque semaine, nos experts partagent leurs astuces, leurs méthodes et leurs stratégies pour créer vos événements.
Une livraison en retard, un conférencier malade, une météo capricieuse : autant de situations qui peuvent transformer un événement en un véritable casse-tête. Alors, comment garder la tête froide et assurer le succès de chaque organisation ? Voici notre guide pour maîtriser l’art de la gestion des imprévus événementiels.
Soyons réalistes : personne n’est à l’abri des imprévus. Peu importe à quel point vous planifiez, il y aura toujours des variables hors de votre contrôle. La raison est simple : un événement est une mécanique complexe, où interviennent de multiples acteurs, outils et contraintes.
Imaginez une soirée de gala pour 500 personnes. Vous travaillez avec un traiteur, un décorateur, un service technique, une équipe d’animation... Chaque prestataire est un maillon de la chaîne, et un seul faux pas peut entraîner un effet domino. Et parfois, c’est une force extérieure : un changement législatif, une grève, ou même un bug informatique.
Gérer les imprévus commence avant qu’ils n’arrivent. Votre meilleur allié ? L’anticipation. Même si vous ne pouvez pas deviner précisément ce qui se passera, vous pouvez réduire considérablement les risques en adoptant une approche méthodique.
Lors de la phase de planification, prenez le temps de réfléchir à tout ce qui pourrait mal tourner. Divisez les risques en catégories :
Une règle d’or dans l’événementiel : toujours avoir une solution de repli. Si votre événement est en extérieur, prévoyez une salle couverte à proximité. Si un conférencier clé se désiste, préparez un intervenant de secours.
Le jour J, votre attitude face à un imprévu fait toute la différence. Si vous paniquez, toute votre équipe suivra.
Un imprévu, ce n’est rien d’autre qu’un problème qui appelle une solution. Prenez quelques secondes pour analyser la situation :
Par exemple, si votre micro sans fil tombe en panne pendant une conférence, ne perdez pas une minute : demandez à l’équipe technique de brancher un micro filaire ou utilisez un smartphone comme plan B.
Un autre secret pour bien gérer les imprévus : ne laissez pas les invités dans le flou. Si un retard ou un changement est inévitable, informez rapidement les participants avec courtoisie et professionnalisme. Les gens sont souvent compréhensifs lorsqu’ils sont tenus au courant.
En tant qu’agence spécialisée, nous ne jurons que par certains outils pour éviter que les imprévus ne prennent le dessus.
Un événement réussi commence toujours par une check-list bien pensée. Elle doit inclure :
Une check-list réduit le stress et vous permet de garder une vue d’ensemble. Partagez-la via des plateformes collaboratives comme Trello ou Asana pour que toute l’équipe puisse suivre les progrès en temps réel. Ces plateformes permettent aussi de taguer des membres spécifiques pour des tâches précises et de suivre les délais.
Ressource : notre check-list de l'événementielle, avec plus de 100 choses à penser !
Les plateformes de gestion événementielle comme Eventbrite, Bizzabo ou encore Evenium sont des trésors cachés. Elles centralisent toutes les informations et offrent des fonctionnalités adaptées à chaque étape :
Mais leur véritable pouvoir se révèle lorsqu’un imprévu surgit. Par exemple, si un conférencier ne peut pas venir à la dernière minute, vous pouvez envoyer une notification à tous les participants en quelques clics pour ajuster l’agenda.
En événementiel, le timing est tout. Un groupe de messagerie dédié (sur WhatsApp, Telegram ou Slack) est un outil simple mais incroyablement puissant. Ces plateformes offrent :
Pour une efficacité maximale : définissez des règles claires pour l’utilisation du groupe. Par exemple, utilisez des émojis spécifiques pour prioriser les messages (🔴 pour une urgence, ⚠️ pour une alerte, ✅ pour une tâche accomplie...).
Une fois les projecteurs éteints et les derniers invités partis, il est tentant de se dire : ouf, c’est fini. Mais en réalité, une partie cruciale de l’organisation reste à faire : le bilan post-événement. Ce moment est l’occasion de transformer vos imprévus en apprentissages précieux. Une équipe qui prend le temps de débriefer progresse à chaque événement et gagne en efficacité.
Un bilan post-événement ne consiste pas seulement à dresser une liste des erreurs commises. C’est une démarche constructive qui permet :
1. Réunissez toute l’équipe concernée
Planifiez une réunion dans les jours qui suivent l’événement, pendant que les souvenirs sont encore frais. Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont présentes : membres de l’équipe, prestataires clés, et même, si possible, quelques retours d’invités.
2. Passez en revue chaque étape de l’événement
Reprenez votre planning et votre check-list pour analyser chaque phase, de la préparation à la clôture. Demandez à chacun de partager son point de vue :
Avant l’événement : Les prestataires ont-ils respecté les délais ? Les communications avec les participants ont-elles été claires ?
Pendant l’événement : Les imprévus ont-ils été gérés efficacement ? Les invités ont-ils semblé satisfaits ?
Après l’événement : Le démontage et le nettoyage se sont-ils déroulés sans problème ? Les feedbacks des invités sont-ils positifs ?
3. Identifiez les imprévus et leurs solutions
Listez tous les imprévus survenus. Pour chaque cas, analysez la cause : Était-ce évitable ou complètement imprévisible ?
La solution apportée : Était-elle efficace ? Rapide ? Professionnelle ?
Les leçons à en tirer : Que faire différemment à l’avenir pour éviter ce type de problème ?
4. Rédigez un rapport
Compilez les retours dans un document clair et accessible. Ce rapport servira de base pour vos prochains événements. Structurez-le en deux parties : les points positifs, contre les négatifs.
Comment faire venir des journalistes, susciter leur intérêt et les inciter à parler de vous ? Spoiler alert : il ne s’agit pas seulement d’envoyer un email générique à une liste d’adresses. Dans cet article, je vais vous guider pas à pas pour capter l’attention des médias !
Avant de plonger dans le vif du sujet, comprenons pourquoi il est essentiel d’investir du temps pour attirer la presse.
Un journaliste n’est pas un commercial déguisé. Son rôle n’est pas de promouvoir gratuitement votre entreprise. Il cherche une histoire, quelque chose qui intéressera ses lecteurs, spectateurs ou auditeurs.
Imaginez que vous organisez un salon sur l’intelligence artificielle. Si votre conférence aborde des innovations qui n’ont jamais été présentées ailleurs, c’est un argument solide. Ajoutez une personnalité influente du domaine, comme un chercheur renommé ou un PDG de startup, et vous avez de quoi intéresser la presse spécialisée.
Une fois que vous avez identifié l’angle d’intérêt, préparez un dossier de presse béton. C’est votre carte de visite pour séduire les journalistes. Il doit être clair, complet et, surtout, attractif.
L’envoi d’une invitation ou d’un communiqué à une base de données générique ne fonctionne presque jamais. Les journalistes sont sollicités en permanence, et votre email risque de finir dans la corbeille.
Si vous organisez un événement lié à la transition écologique, ciblez des journalistes spécialisés en environnement ou économie durable, plutôt que des généralistes.
La première impression est cruciale. Votre invitation doit être claire, concise et captivante.
Le jour de l’événement, accueillir les journalistes dans les meilleures conditions est une priorité absolue. Cela peut sembler évident, mais une bonne première impression se joue dans les détails. Un accueil soigné ne se limite pas à un sourire et une poignée de main : il s’agit de créer une expérience fluide, professionnelle et adaptée à leurs besoins. Les journalistes apprécient avant tout la simplicité et l’efficacité. Chaque élément de leur visite doit être pensé pour leur faciliter la tâche, leur permettre de recueillir facilement des informations, et même, soyons ambitieux, leur donner envie de revenir pour vos prochains événements.
Commencez par prévoir un point presse dédié, un espace clair et fonctionnel où les journalistes pourront s’installer confortablement. Ce point presse peut prendre la forme d’un petit coin aménagé avec quelques chaises, une table, et des supports d’information disponibles en libre accès. Pensez à l’équiper avec tout ce qui peut leur être utile : des prises électriques pour recharger leurs appareils, une connexion Wi-Fi fiable, et bien sûr, des documents qu’ils pourront consulter sur place ou emporter. Le but est qu’ils puissent rapidement s’orienter et travailler sans perdre de temps à chercher ce dont ils ont besoin.
Assurez-vous qu’un contact presse soit présent et clairement identifié. Cette personne doit être capable de répondre immédiatement à leurs questions, de les orienter vers les bonnes sources, ou même de leur organiser une rencontre avec un intervenant ou une personnalité clé de l’événement. Il est essentiel que ce contact presse soit réactif, cordial, et parfaitement au fait des moindres détails de l’événement. Une communication fluide entre les journalistes et les organisateurs peut faire toute la différence dans leur perception globale de votre entreprise.
Pensez également à leur fournir des supports concrets à emporter. Préparez un kit de presse, qui peut inclure un dossier de presse imprimé, des cartes de visite, ou des supports numériques tels que des clés USB contenant des visuels, des logos, ou des vidéos. Si vous voulez vraiment être moderne, envisagez de leur donner accès à ces ressources via un QR code menant à une plateforme en ligne où tout est centralisé. Cette méthode combine praticité et écologie, tout en garantissant que les fichiers restent accessibles après l’événement.
Enfin, faites preuve de flexibilité. Tous les journalistes ne peuvent pas assister à l’intégralité de votre événement, et certains peuvent arriver en retard ou avoir besoin de partir plus tôt. Soyez prêts à vous adapter à ces imprévus. Vous pouvez par exemple organiser des mini-visites personnalisées ou prévoir un enregistrement des moments forts de l’événement à partager ultérieurement. L’important est de montrer que vous tenez compte de leurs contraintes, ce qui sera perçu comme une marque de respect pour leur travail.
Après l’événement, ne laissez pas les choses en suspens. Bien au contraire, c’est souvent après le jour J que tout se joue.
La première étape est de remercier les journalistes qui ont fait l’effort de se déplacer. Ce geste simple est souvent négligé, mais il a un impact significatif sur leur perception de votre professionnalisme. Envoyez un email personnalisé dans les 24 à 48 heures après l’événement, en leur rappelant que vous restez disponible pour répondre à toute question ou fournir des informations complémentaires. Vous pouvez également en profiter pour partager un lien vers des ressources clés, comme des photos ou vidéos de l’événement, des citations des intervenants, ou une synthèse des moments forts.
Ensuite, relancez ceux qui n’ont pas pu assister à l’événement, mais qui pourraient néanmoins être intéressés par son contenu. Proposez-leur un compte-rendu détaillé, une interview avec un intervenant clé, ou des données spécifiques qui pourraient enrichir leur prochain article. La relance ne doit pas être perçue comme une tentative désespérée, mais comme une opportunité pour eux de s’approprier une information pertinente qu’ils auraient autrement manquée.
Dans vos échanges, soyez attentif à personnaliser vos messages en fonction du média et des sujets d’intérêt du journaliste. Par exemple, un journaliste spécialisé en économie pourrait être plus intéressé par les impacts financiers ou stratégiques de votre événement, tandis qu’un journaliste lifestyle préférera des anecdotes ou des éléments visuels.
Si possible, mesurez également la portée médiatique de votre événement. Identifiez les articles, posts ou reportages qui ont déjà été publiés et partagez-les sur vos propres canaux de communication pour maximiser leur visibilité. Vous pouvez même envoyer un mot de remerciement aux journalistes concernés en soulignant que leur travail a été remarqué et apprécié.
Enfin, utilisez ce suivi comme une opportunité de nouer une relation durable. Prenez des notes sur les journalistes qui ont montré un intérêt particulier pour votre entreprise ou votre secteur, et maintenez un contact régulier avec eux. Une relation de confiance ne se construit pas en une seule interaction : c’est un effort à long terme qui vous positionnera comme une source fiable et pertinente pour leurs futurs sujets.
Attirer la presse à un événement d’entreprise, ce n’est pas seulement une question de technique ou de stratégie. C’est avant tout une question de relations humaines. Les journalistes sont des personnes passionnées, curieuses, et souvent débordées. En leur facilitant la vie, en respectant leur travail et en leur offrant des histoires captivantes, vous avez toutes les chances de les convaincre !
Organiser un événement est une tâche qui peut rapidement devenir un casse-tête si l’on ne maîtrise pas l’art de la communication. Que ce soit pour un séminaire, une conférence, un lancement de produit ou une soirée d’entreprise, un plan de communication bien conçu peut faire toute la différence entre un événement réussi et une simple réunion où personne ne se souvient de ce qui a été dit.
Dans cet article, nous allons vous guider à travers les étapes essentielles pour élaborer un plan de communication solide et efficace. Vous y trouverez des conseils pratiques, des exemples et un peu de mon expérience personnelle. L'objectif ? Vous aider à planifier un événement inoubliable, avec une communication parfaitement maîtrisée.
Commençons par le début. Pourquoi avons-nous besoin d’un plan de communication spécifique pour un événement ? La réponse est simple : un événement, aussi bien préparé soit-il, peut se perdre dans la masse d’informations, de distractions et de bruits environnants. En d'autres termes, même le meilleur événement peut échouer si personne ne sait qu’il existe ou s’il ne capte pas l’attention du bon public.
Un plan de communication permet de coordonner toutes les actions qui visent à attirer l'attention, informer et convaincre les participants avant, pendant et après l’événement. Il définit les messages à transmettre, les canaux à exploiter, le timing, le ton et la manière de parler à vos invités. Bref, il s’agit de la feuille de route qui assure la cohérence et la réussite de votre projet.
Avant de vous lancer tête baissée dans la communication, il est essentiel de comprendre ce que vous voulez accomplir avec votre événement. Voulez-vous générer de la notoriété pour votre entreprise ? Attirer de nouveaux clients ? Renforcer les liens avec vos partenaires ? Célébrer un événement interne important ?
Il est crucial de définir clairement vos objectifs afin que votre communication soit orientée et cohérente. Plus vos objectifs sont précis, plus il sera facile de sélectionner les messages et les canaux adaptés.
Si vous organisez un événement pour annoncer un nouveau produit, votre objectif pourrait être de susciter l’enthousiasme et de créer du buzz autour de ce lancement. Si l’événement est destiné à renforcer la culture d’entreprise, l’objectif sera davantage axé sur la consolidation des relations internes et la motivation des équipes.
Qui sont vos invités ? Ce sont des clients potentiels, des partenaires, des employés, des journalistes ou des influenceurs ? Chaque groupe a des attentes et des besoins différents, ce qui signifie que vous devrez adapter votre communication en fonction de ces segments.
Je vous conseille de segmenter votre public en fonction de plusieurs critères, tels que l’âge, la localisation géographique, les centres d’intérêt ou le niveau d’implication dans votre entreprise. Cela vous aidera à créer des messages plus personnalisés et pertinents pour chaque groupe.
Pour un événement B2B, vos messages doivent être plus orientés sur les résultats financiers et les avantages de votre produit. Pour un événement interne, vous pourriez jouer sur la motivation et la cohésion d’équipe.
L’un des grands défis d'un plan de communication réussi est de choisir les bons canaux. Si vous pensez qu’il vous suffit de créer un profil sur Instagram ou d’envoyer une newsletter pour attirer des participants, vous vous trompez. C’est là que la stratégie entre en jeu : il ne s'agit pas seulement de choisir un canal au hasard, mais de sélectionner ceux qui seront les plus efficaces pour atteindre votre public cible et soutenir vos objectifs.
Il existe aujourd’hui une multitude de plateformes et d'outils pour promouvoir votre événement, mais tout ne se vaut pas. Vous devez ajuster votre message à chaque canal, et comprendre à quel moment et pourquoi utiliser chacun d’eux. Voici un guide pour vous aider à naviguer dans cette jungle numérique et faire les bons choix.
Les réseaux sont les canaux par excellence pour diffuser une information à grande échelle. Leur principal avantage ? Leur capacité à toucher un large public en un temps record, en particulier si vous avez recours aux bonnes stratégies.
👉 Facebook est idéal pour cibler un public plus large et varié. C’est un excellent outil pour diffuser des événements grand public, mais aussi pour organiser des événements privés, comme des webinaires ou des conférences en ligne. L'option "Événements" de Facebook est très pratique pour mettre en place une page dédiée à votre événement, inviter des personnes, et suivre les réponses. Il permet également de rejoindre des groupes et des communautés où vous pouvez promouvoir votre événement de manière plus ciblée.
👉 Instagram est une plateforme plus visuelle qui fonctionne très bien pour les événements créatifs, les lancements de produits ou les événements de marques. Grâce aux stories, aux posts et aux vidéos en direct, vous pouvez créer une forte interaction avec votre audience, particulièrement auprès des jeunes générations. C’est l’endroit idéal pour partager des teasers visuels, des interviews en coulisses ou des moments forts en images.
👉 LinkedIn est un canal indispensable pour les événements professionnels, comme les conférences, les séminaires ou les événements B2B. Il vous permet de cibler des professionnels, des influenceurs et des entreprises. Vous pouvez l'utiliser pour annoncer des événements plus sérieux et de haut niveau, partager des études de cas, des conférences et même publier des articles pour susciter l'intérêt.
👉 TikTok, bien que plus récent et plus décalé, peut être un excellent moyen de promouvoir des événements plus jeunes et dynamiques. En utilisant des vidéos créatives et ludiques, vous pouvez attirer une attention rapide, générer du buzz, et, pourquoi pas, en faire un événement viral !
Bien que l’on parle beaucoup des réseaux sociaux, l’emailing reste l’un des moyens les plus efficaces pour communiquer directement avec votre public. Contrairement aux réseaux sociaux où les messages peuvent se perdre dans la masse, un email est beaucoup plus personnel et ciblé.
Utiliser l'emailing pour inviter vos participants, rappeler les informations importantes de l’événement ou envoyer des rappels à l’approche de la date limite d’inscription est une excellente pratique. En personnalisant le contenu et en segmentant votre liste d’envoi (clients, partenaires, employés, prospects, etc.), vous pouvez concevoir des messages adaptés à chaque type de public. De plus, l'email est très utile pour envoyer des invitations, des confirmations d’inscription, et même des remerciements après l’événement.
L’un des gros avantages des emails est la possibilité de suivre les résultats : taux d’ouverture, clics sur les liens, et conversions. Vous pouvez donc analyser en temps réel l’efficacité de votre campagne et ajuster votre stratégie si nécessaire.
Votre site internet doit être le cœur de votre stratégie de communication. Il centralise toutes les informations relatives à votre événement et doit être le premier endroit où vos invités iront chercher des renseignements. Assurez-vous que votre site soit à jour et comporte une page dédiée à l’événement bien visible.
Sur cette page, vous devrez inclure des détails pratiques comme la date, l'heure, le lieu (ou lien, pour les événements virtuels), le programme détaillé, les intervenants, et un formulaire d’inscription. Cela permet aux visiteurs de s'inscrire facilement et d’avoir toutes les informations en un seul endroit.
En plus de cela, votre site peut aussi héberger des contenus supplémentaires, comme des blogs ou des articles invités en lien avec le thème de l’événement, ou encore des témoignages et des interviews pour susciter l’intérêt. Le site doit aussi être optimisé pour le mobile, car de plus en plus de personnes accèdent à internet depuis leur smartphone.
Pour augmenter les inscriptions, vous pouvez proposer un accès exclusif à des informations ou du contenu supplémentaire en échange d’une inscription. Par exemple, un ebook, un résumé des sessions ou des réductions sur des futurs événements.
Si vous souhaitez toucher un public plus large ou gagner en crédibilité, ne négligez pas les relations presse. En envoyant un communiqué de presse bien rédigé aux journalistes influents de votre secteur, vous pouvez obtenir une couverture médiatique qui vous aidera à attirer plus de participants.
Un communiqué de presse efficace doit être clair, concis et mettre en avant les points d'intérêt de votre événement : qui, quoi, quand, où, pourquoi, et comment. Il doit susciter la curiosité des journalistes et les inciter à en parler dans leurs publications. Vous pouvez également organiser une conférence de presse, soit en physique, soit en ligne, pour présenter votre événement aux médias de façon plus interactive.
Les relations presse sont particulièrement utiles pour les événements ayant une portée importante, comme les lancements de produits, les conférences internationales ou les événements caritatifs.
Bien que la plupart de la communication se fasse désormais sur internet, les affiches et flyers restent des canaux efficaces, notamment pour des événements locaux ou si vous ciblez un public moins connecté. Que ce soit dans des lieux fréquentés (cafés, magasins, centres commerciaux) ou via une distribution directe, les supports physiques ont toujours leur place dans la stratégie événementielle.
Les affiches et flyers sont idéaux pour promouvoir des événements communautaires ou des soirées d’entreprise, par exemple. Ils permettent de diffuser un message de manière rapide et visuelle, et sont souvent plus facilement mémorisés par les personnes qui les voient.
Une erreur courante dans l'organisation d’événements est de se concentrer uniquement sur un seul canal. Pourtant, le croisement de plusieurs canaux permet de multiplier l'impact de votre communication et de toucher plus efficacement votre public. Par exemple, si vous envoyez un emailing invitant les gens à s’inscrire à votre événement, vous pouvez aussi partager un teaser vidéo sur vos réseaux sociaux et inclure un lien vers la page d’inscription sur votre site internet.
Un autre exemple : une fois l’événement terminé, vous pouvez créer un article de blog récapitulant les moments forts de l'événement, et partager cet article à la fois par email et sur vos réseaux sociaux. Cela permettra de maintenir l’engagement et de toucher à la fois les personnes qui n’ont pas pu assister à l’événement en direct et celles qui souhaitent revivre les moments clés.
Maintenant que vous savez quel public cibler et par quel moyen, il est temps de faire un calendrier de communication. Planifier vos actions est essentiel pour ne rien oublier et optimiser l'impact de vos messages. Voici comment structurer votre calendrier :
Exemple : Si vous organisez une conférence en ligne, commencez à communiquer sur le sujet plusieurs semaines à l’avance. Envoyez des rappels la semaine précédant l'événement, et pendant celui-ci, utilisez les hashtags associés pour augmenter la visibilité. Une fois l'événement terminé, partagez les enregistrements ou les points clés sur vos réseaux sociaux.
Pour capter l’attention de votre public et maintenir son intérêt, il est impératif d'avoir des contenus engageants et pertinents. Et attention, il ne suffit pas d’envoyer un texte sec dans un email ! Votre communication doit être vivante, interactive et visuelle.
Chaque contenu doit correspondre à la plateforme sur laquelle il sera diffusé. Une photo bien travaillée sur Instagram ne sera pas la même qu'un article long et détaillé sur votre blog ou un email d’invitation.
Il n’est pas suffisant de se contenter de la communication avant et après l’événement. L'engagement pendant l’événement est une phase clé qui peut déterminer la perception de vos invités. Utiliser des outils comme les sondages en direct, les questions-réponses ou encore les jeux concours en ligne peut dynamiser votre événement et renforcer les liens avec vos participants.
Prenez l'exemple des événements virtuels ou hybrides. Les participants ont souvent plus de mal à rester concentrés quand ils sont derrière un écran. C'est pourquoi l'interaction en temps réel devient essentielle. Posez des questions, encouragez les participants à partager leurs impressions sur les réseaux, ou organisez des sessions de networking en ligne. Cela permet de maintenir une dynamique positive tout au long de l'événement.
Une fois l’événement terminé, il est important de mesurer l’impact de votre communication. Les retours des participants, les interactions sur les réseaux sociaux, le taux d’ouverture des emails ou encore le nombre de nouveaux inscrits à votre newsletter sont autant d’indicateurs à suivre pour savoir si vous avez atteint vos objectifs.
Par exemple, si votre objectif était d’attirer de nouveaux clients, analysez le nombre de prospects générés après l’événement. Si vous souhaitiez améliorer l’image de votre entreprise, il faudra étudier la perception de votre marque dans les commentaires et messages partagés par les invités.
Comment choisir la meilleure destination pour un voyage d’entreprise ? Où aller pour surprendre vos collaborateurs tout en respectant le budget de l'entreprise ? Voici un guide pour vous aider à faire le bon choix.
Avant de plonger dans les destinations, parlons un peu du "pourquoi" du voyage d’entreprise. Bien sûr, on pourrait se dire que c’est juste une excuse pour sortir de l’ordinaire et offrir un peu de répit à une équipe fatiguée. Et vous avez raison, mais pas que ! Un voyage d’entreprise bien pensé peut avoir des effets incroyables sur la cohésion de groupe, la motivation et même la productivité à long terme.
Bref, le voyage d’entreprise est un moyen efficace de renforcer l’engagement des collaborateurs tout en apportant un peu de légèreté.
Barcelone, c’est la destination qui combine à la fois la détente, le divertissement et une culture incroyable. Que vous décidiez d’organiser une réunion sur une terrasse avec vue sur la mer Méditerranée ou que vous optiez pour une visite des célèbres œuvres de Gaudí, cette ville a de quoi inspirer votre équipe. De plus, Barcelone regorge de lieux atypiques pour des activités de team-building : ateliers de cuisine espagnole, rallyes urbains à travers la ville ou encore visites guidées en vélo.
Les avantages :
Si vous cherchez une destination à la fois authentique et dynamique, Lisbonne pourrait bien être votre meilleure option. Cette ville est un véritable joyau européen, entre ses collines, ses tramways vintage et ses plages à deux pas. En plus de cela, vous pouvez organiser des ateliers de surf ou des sessions de team-building autour de la cuisine portugaise. Les spots de rooftop avec vue sur le Tage sont parfaits pour finir une journée de séminaire en beauté.
Les avantages :
Rome n’est pas seulement une destination pour les passionnés d’histoire. C’est aussi une ville vibrante où chaque coin de rue est une invitation à découvrir quelque chose de nouveau. Vous pouvez combiner des séminaires avec des activités culturelles : des visites privées des musées du Vatican, des sessions de dégustation de vins ou encore des rallyes historiques à travers la ville. La cuisine italienne, bien sûr, est un excellent moyen de rassembler tout le monde autour d’une table après une journée de travail.
Les avantages :
Bali, c’est le rêve pour beaucoup de travailleurs fatigués à la recherche de dépaysement, de détente et de créativité. Entre ses plages paradisiaques, ses temples mystiques et ses paysages époustouflants, l'île est un véritable havre de paix où les équipes peuvent se ressourcer. Bali propose des centres de séminaires très bien équipés, mais vous pouvez aussi opter pour des activités en extérieur, comme des randonnées, des ateliers de yoga, ou même des sessions de méditation pour améliorer la concentration et la gestion du stress.
Les avantages :
Si vous recherchez une destination à la fois moderne et pleine de traditions, Tokyo est faite pour vous. Entre l’ultra-modernité de ses quartiers technologiques comme Akihabara et le calme des temples bouddhistes, Tokyo propose un environnement stimulant pour un séminaire ou un voyage incentive. Vous pouvez organiser des conférences dans des hôtels ultramodernes et ensuite plonger dans la culture locale avec des activités comme des ateliers de calligraphie, des cours de cuisine japonaise ou des visites de jardins zen.
Les avantages :
New York, c’est l’énergie pure. Si vous avez une équipe qui a besoin de motivation et d’inspiration, c’est LA destination à envisager. Des séminaires dans des hôtels avec des vues spectaculaires sur la skyline, des activités de groupe à Central Park ou encore des visites guidées de musées célèbres comme le MoMA. New York, c’est aussi la ville de l’innovation et des start-ups, idéal pour des discussions inspirantes et des sessions de brainstorming.
Les avantages :
Montréal est une destination en plein essor pour les voyages d’entreprise, et ce n’est pas pour rien. L’atmosphère détendue de la ville, combinée à ses nombreuses possibilités d’activités de groupe, en fait une destination de choix. Vous pouvez choisir entre des séminaires en plein cœur de la ville ou bien des activités en pleine nature, comme du kayak sur le fleuve Saint-Laurent ou une balade en vélo dans le parc du Mont-Royal. La ville est aussi connue pour ses festivals et événements, un excellent moyen d’ajouter un peu de piment à votre voyage.
Les avantages :
Si vous lisez ces lignes, c’est probablement parce que vous êtes en train de réfléchir à organiser ce type d’événement pour votre entreprise, et croyez-moi, c’est une excellente idée. Mais attention, ne partez pas tête baissée ! Une journée portes ouvertes réussie nécessite une préparation minutieuse, un peu de créativité et une gestion sans faille. Et pas de panique, je vais vous aider à travers chaque étape du processus.
Avant même de réfléchir à la logistique, commençons par les bases : pourquoi organiser cet événement ? La réponse est simple. La journée portes ouvertes permet de :
Bref, cet événement est un moyen puissant pour faire rayonner votre entreprise et élargir votre réseau.
Évitez de vous lancer dans l’organisation sans avoir pris ce premier paramètre en compte. Le timing est primordial. Une journée portes ouvertes mal placée peut rapidement rater son objectif. Par exemple, choisissez une date qui ne coïncide pas avec des vacances scolaires, des jours fériés ou des événements locaux majeurs. Si vous êtes dans une ville dynamique, il peut être judicieux de jeter un œil au calendrier local des événements pour éviter la concurrence.
De plus, réfléchissez à l’horaire. En fonction de votre secteur d’activité et de vos invités, il est préférable de planifier cette journée en semaine, pendant les heures de travail. Si vous voulez attirer un public plus large (par exemple, des familles ou des étudiants), pensez à une ouverture en fin d’après-midi ou en début de soirée.
Si vous avez décidé d’organiser cet événement, c’est pour une raison précise. Pour que l’événement soit vraiment efficace, il est essentiel de définir un objectif clair. Voulez-vous :
C'est sans doute l’un des aspects les plus cruciaux de votre journée portes ouvertes. Un événement réussi n’a pas besoin d’être un gouffre financier, mais il est essentiel de définir un budget global avant de se lancer dans l'organisation. Cela vous permettra d’éviter les mauvaises surprises et de vous assurer que vous pouvez couvrir toutes les dépenses nécessaires.
Gardez toujours une petite marge pour les imprévus. L’idée est de ne pas se retrouver à court de moyens le jour J, tout en vous assurant que l’investissement soit rentable pour votre entreprise. Une fois fixé, il est important de suivre les dépenses pour ne pas dépasser vos prévisions.
Une bonne organisation passe aussi par une équipe bien rôdée. Ne vous lancez pas dans l’aventure tout seul ! Dès que vous avez défini votre budget et vos objectifs, il est temps de répartir les tâches entre les membres de votre équipe. Déléguer les responsabilités est essentiel pour la bonne marche de l’événement.
Commencez par désigner une personne chargée de la coordination générale de l’événement. Cette personne devra superviser tous les aspects de l’organisation, de la logistique à la communication en passant par le suivi du budget. Ensuite, attribuez des responsabilités spécifiques aux autres membres de votre équipe, comme la gestion des invitations, l’accueil des invités, la gestion des animations, ou encore la prise en charge des partenaires et fournisseurs.
Si nécessaire, vous pouvez aussi faire appel à des prestataires externes, comme des photographes, des vidéastes, ou des animateurs spécialisés. Cette délégation permet d’avoir une meilleure visibilité sur chaque aspect de l’organisation et de garantir que tout se passe comme prévu.
L’important dans une journée portes ouvertes, c’est de laisser un souvenir marquant. C’est bien plus qu’une simple visite guidée des locaux. Les invités viennent pour vivre une expérience immersive qui les touche et leur donne une raison de revenir. Voici quelques éléments à prendre en compte pour captiver vos visiteurs.
Un accueil chaleureux et personnalisé est la clé de toute expérience réussie. Dès l’entrée, vos invités doivent se sentir attendus. Prévoyez une petite équipe pour les accueillir, leur donner un badge ou une brochure avec le programme de la journée. Vous pouvez aussi prévoir des cadeaux de bienvenue, comme un goodie aux couleurs de votre entreprise, ou un petit déjeuner de bienvenue avec des viennoiseries, histoire de détendre l’atmosphère dès le départ.
Pour capter l’attention des visiteurs, proposez des visites guidées de vos locaux. Cela permet de mettre en avant les coulisses de votre entreprise, d’expliquer vos processus de production ou de création, et de faire découvrir des aspects moins visibles de votre activité.
N’oubliez pas d’intégrer quelques animations pendant la journée : des démonstrations en direct, des ateliers interactifs ou des conférences sur des sujets qui intéressent votre public cible. Vous pouvez aussi inviter des experts externes à prendre la parole. Une démonstration en live peut faire toute la différence !
Les visiteurs de votre journée portes ouvertes ne viennent pas seulement pour découvrir vos produits ou services, mais aussi pour rencontrer des personnes. C’est donc une excellente occasion de leur offrir des moments de networking. Organisez des pauses café, des espaces de détente ou même un cocktail décontracté en fin de journée pour faciliter les échanges.
L’un des aspects les plus importants de votre journée portes ouvertes est l’aménagement des espaces. Vous devez réfléchir à la manière de guider vos participants à travers l’événement, de leur offrir des moments de découverte tout en leur permettant de se sentir à l’aise.
Définissez les zones clés : une zone d’accueil, des espaces pour les démonstrations, des zones de networking, des coins détente… Si vous avez plusieurs produits ou services à présenter, créez des espaces dédiés à chacun. Tout doit être fluide, logique et intuitif.
En fonction du nombre d’invités que vous attendez, il est essentiel de gérer les flux. Vous pouvez créer des groupes pour les visites guidées, avec des départs réguliers pour ne pas surcharger un même espace. Pensez aussi à la signalétique. Des pancartes bien visibles permettent d’orienter facilement les invités et d’éviter les embouteillages.
Pour attirer les bonnes personnes, il faut une bonne communication. Les invitations doivent être envoyées en amont, bien sûr, mais la promotion de l’événement ne se limite pas à une simple invitation. Utilisez vos réseaux sociaux, votre site web et vos newsletters pour annoncer l’événement. Si vous avez des influenceurs ou des ambassadeurs de marque, demandez-leur de relayer l’information. N’oubliez pas d’inciter les gens à s’inscrire à l’avance pour gérer la logistique et préparer l’événement dans les meilleures conditions.
Utilisez des hashtags spécifiques à votre événement et encouragez les participants à partager leurs photos et expériences sur les réseaux sociaux en créant un événement en ligne (sur Facebook, par exemple) où les participants peuvent poser des questions, interagir et partager des contenus.
La journée portes ouvertes ne doit pas être un one-shot. Une fois l’événement terminé, l’une des étapes les plus importantes est de faire un suivi. Il est essentiel de remercier les participants, de leur envoyer un message personnalisé (idéalement sous 48 heures après l’événement), et de solliciter leur avis à travers un questionnaire de satisfaction.
Si vous avez collecté des informations sur des prospects, assurez-vous de les contacter rapidement pour transformer ces contacts en véritables opportunités commerciales.
Vous pouvez également organiser un débrief avec votre équipe pour analyser ce qui a bien fonctionné et les points à améliorer pour les futures éditions.
Organiser une soirée de lancement de produit est une aventure excitante, mais aussi un défi de taille. L'objectif est de créer une expérience inoubliable qui marquera les esprits tout en mettant en valeur votre produit. C’est l’occasion de réunir clients, partenaires, influenceurs et journalistes dans un cadre où l'innovation rencontre le divertissement. Mais attention, une soirée de lancement ratée peut avoir des conséquences désastreuses.
Dans cet article, nous allons vous guider étape par étape pour organiser une soirée de lancement de produit qui fera parler d'elle, avec des conseils pratiques, des astuces et un peu de notre expertise du terrain.
Avant même de penser à la décoration, à la musique ou au buffet, vous devez clarifier les objectifs de votre soirée. Pourquoi organisez-vous cet événement ?
Est-ce pour :
Chacun de ces objectifs nécessitera une approche différente, en particulier au niveau de l'invitation, du discours à tenir et des éléments à mettre en avant lors de la soirée. Par exemple, si votre objectif est de séduire des journalistes, vous devrez envisager un aspect plus formel et centré sur le produit. Si vous voulez une ambiance festive, l'animation et l’aspect visuel de la soirée deviendront des priorités.
Le lieu est l'un des éléments cruciaux de votre soirée de lancement. Il doit non seulement correspondre à l'image de votre marque, mais aussi à la nature de votre produit. Une soirée de lancement de produit high-tech pourrait se dérouler dans un espace moderne et épuré, comme un loft industriel ou un showroom minimaliste. En revanche, si vous lancez un produit lié à l'univers de la gastronomie, pourquoi ne pas choisir un restaurant haut de gamme ou un espace avec des cuisines ouvertes pour des démonstrations en direct ?
Une autre option à envisager est le choix de lieux atypiques : un rooftop avec vue imprenable pour une soirée estivale ou un musée pour donner un côté « prestigieux » à votre produit. Plus c’est original, plus l'impact sera fort.
Pensez également à l’accessibilité du lieu, tant au niveau géographique qu’en matière de capacité d’accueil. Vous ne voulez pas que vos invités se sentent à l’étroit ou qu’ils aient du mal à trouver le lieu, surtout si vous attendez une grosse affluence.
L'ambiance de votre soirée est un reflet direct de votre produit. La première étape pour y parvenir consiste à choisir un thème ou un concept. Cela pourrait être inspiré par votre produit, votre marque ou même la saison. Par exemple, si vous lancez un produit lié à l'écologie, pourquoi ne pas adopter un thème « green » avec des matériaux recyclés, des plantes et un éclairage doux ? Pour un produit technologique, des projections vidéo interactives pourraient être un excellent moyen de stimuler la curiosité.
L'éclairage peut transformer complètement un espace. Un éclairage soigné peut créer une atmosphère intime, alors qu'un éclairage dynamique pourra dynamiser la pièce et attirer l’attention sur des points clés du produit. Jouez avec les couleurs de la marque pour personnaliser les éclairages et les éléments décoratifs : ballons, guirlandes lumineuses, ou même des installations visuelles.
Ne sous-estimez jamais le pouvoir de la musique. Si elle est bien choisie, elle peut capter l'attention de vos invités et renforcer l'ambiance de la soirée. Privilégiez une playlist qui reflète l’énergie de votre produit, sans que la musique devienne un frein à la conversation. Si vous souhaitez quelque chose de plus interactif, pourquoi ne pas envisager une prestation live d’un DJ ou d’un groupe de musique ?
Aujourd’hui, les invités veulent plus qu’une simple soirée : ils veulent pouvoir immortaliser leur présence. Installez un photobooth ou une zone Instagrammable où les invités pourront prendre des photos avec des accessoires rigolos. En plus de servir de divertissement, ces photos peuvent devenir de précieux contenus que vos invités partageront sur leurs réseaux sociaux, pour avoir du buzz autour de votre produit.
Une soirée de lancement réussie commence avec des invitations soignées. Un simple email peut être efficace, mais l’envoi d’une lettre physique imprimée ou personnalisée reste un excellent moyen de marquer les esprits. Pensez à l’univers de votre produit pour créer des invitations originales.
En termes d’invités, ciblez les bonnes personnes : journalistes, influenceurs, clients clés, partenaires et collaborateurs. Mais ne vous arrêtez pas là, incitez également vos invités à amener des personnes influentes de leur réseau. C’est un moyen efficace d’élargir votre cercle et d’accroître la portée de votre événement.
La parole est d’or. Le discours que vous allez prononcer durant la soirée de lancement peut faire toute la différence. Il doit être à la fois inspirant et informatif.
Quelques points à ne pas oublier :
Enfin, n’oubliez pas de remercier vos invités et de leur offrir une vue d’ensemble du programme de la soirée.
Une soirée de lancement ne doit pas se limiter à une simple présentation. C’est un moment de célébration. Il est donc essentiel d’intégrer des moments festifs et interactifs. Vous pouvez proposer des animations comme des concours, des démonstrations en direct ou même des quiz sur les caractéristiques de votre produit.
Prévoyez aussi un buffet ou un cocktail haut de gamme pour renforcer le côté élégant et exclusif de l’événement. En fonction de votre budget et de l’ambiance que vous souhaitez, vous pouvez opter pour un menu plus décontracté, comme un food truck ou des plats servis sous forme de finger food.
Le but est de plaire à tous les goûts, que ce soit au niveau de la gastronomie ou de la boisson, en offrant une variété de choix.
Pour qu’un lancement de produit ait un impact, il est essentiel de générer du buzz autour de l'événement. En plus d'inviter des journalistes et des influenceurs, vous pouvez aussi :
Une soirée de lancement réussie ne doit pas se limiter à l’événement en lui-même. Le vrai challenge réside dans la création de contenu engageant et la poursuite de la conversation après l’événement.
La soirée de lancement ne doit pas être la fin de l’histoire. Profitez de cet élan pour maintenir la communication avec vos invités. Envoyez-leur un email de remerciement personnalisé avec des photos ou vidéos de l’événement, et pourquoi pas une offre spéciale pour qu'ils deviennent des clients réguliers.
N’oubliez pas de mettre à jour vos réseaux sociaux et de partager les retours des invités, les moments forts de la soirée et les impressions sur le produit. Vous pouvez aussi organiser un concours ou un giveaway pour inciter encore davantage à la participation et à la visibilité du produit.
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