Comment gérer les sponsors lors d'un événement ?

Vous planifiez un événement professionnel et vous vous demandez comment sublimer votre réception ? Ne négligez surtout pas les boissons !

Voici un guide complet qui vous aidera à offrir des boissons à la fois originales, délicieuses et adaptées à votre événement. 🍹

Les cocktails sans alcool

Commençons par une tendance qui ne cesse de croître : les mocktails. Si autrefois l'absence d'alcool était associée à l'ennui, aujourd'hui, c'est tout l'inverse ! Avec l’essor de la culture du bien-être et une attention accrue portée à la santé, de plus en plus de participants préfèrent rester sobres tout en profitant d’une boisson élégante et savoureuse.

Les cocktails sans alcool se sont transformés en véritables œuvres d'art. On y trouve une explosion de saveurs, des couleurs vives et des ingrédients soigneusement choisis : des sirops artisanaux, des herbes fraîches, des fruits exotiques et même des infusions maison. Certains mixologues talentueux se spécialisent même dans l'art du mocktail. On peut trouver des mélanges complexes avec des bases comme le thé infusé à froid, les toniques naturels, ou encore des sirops à base de gingembre et d’agrumes.

Exemples de cocktails sans alcool tendance :

• Mocktail basil smash : Basilic frais, jus de citron vert, sirop simple, eau gazeuse.
• Virgin mojito : Version sans alcool du célèbre Mojito avec menthe, citron vert, sirop de sucre et soda.
• Thé glacé : Un thé infusé à froid avec des fruits et beaucoup de glaçons.

Les cocktails signature : créez votre propre boisson

Pour rendre votre soirée mémorable, pourquoi ne pas proposer un cocktail signature ? Il s'agit d'une boisson alcoolisée ou non, spécialement créée pour l'événement, qui reflète l'identité de votre entreprise ou le thème de la soirée.

Par exemple, une entreprise spécialisée dans les technologies pourrait créer un cocktail futuriste servi dans des verres en forme de puce électronique (je m’emporte un peu, mais vous voyez l’idée !). Le simple fait d'avoir une boisson "signature" déclenche immédiatement des discussions, des posts Instagram et, bien sûr, un buzz autour de l'événement.

Assurez-vous de donner un nom à votre boisson, qui fait référence à votre société ou à l'événement en question. Cela contribuera à renforcer l'identité de votre marque.

Les bières artisanales

Loin de l'époque où la bière industrielle dominait les événements, nous vivons désormais dans une ère où la bière artisanale est reine. Les bières artisanales apportent une touche d'originalité et de savoir-faire qui séduit un public de plus en plus large. Avec des saveurs allant des IPA houblonnées aux stouts chocolatés, il y en a pour tous les goûts.

Les bières artisanales permettent également de mettre en valeur des brasseries locales, ce qui est un point fort si vous souhaitez adopter une démarche écoresponsable ou mettre l'accent sur le "local" lors de votre événement.

Pensez également à organiser une petite séance de dégustation où un brasseur viendrait expliquer les différentes nuances de ses créations. Cela apporte un vrai plus à votre événement, surtout si vous souhaitez stimuler l'engagement des participants.

Le vin

Le vin est devenu un incontournable dans l’univers de l’événementiel, apportant une touche d’élégance et de convivialité à chaque occasion. Proposer une sélection de vins soigneusement choisis, qu'ils soient rouges, blancs ou rosés, permet de satisfaire une large gamme de palais et de préférences. Le vin, avec sa diversité infinie, offre des expériences gustatives uniques.

L’autre aspect sympa, c’est de jouer la carte du local et du terroir. En mettant en avant des vins de petits producteurs, vous soutenez l’économie locale et vous proposez une expérience authentique. Ces bouteilles racontent une histoire, celle des vignerons passionnés qui les ont créées. C'est une belle façon de faire découvrir des saveurs uniques qui ne sont pas toujours mises en avant.

Les bars à thème : une expérience immersive

Si vous voulez impressionner vos invités avec quelque chose de différent, envisagez d’installer un bar à thème lors de votre événement. Que ce soit un bar à gin, à whisky, ou même à thé pour les événements en journée, les bars à thème permettent d’offrir une expérience immersive et interactive.

Le bar à gin, par exemple, est devenu un grand favori. Vous pouvez y proposer une sélection de différents gins et toniques, agrémentés de garnitures variées comme des zestes d’agrumes, des baies de genièvre, du concombre ou des herbes fraîches. Ce concept permet aux invités de personnaliser leurs boissons et de participer activement à leur dégustation.

De la même manière, un bar à whisky peut plaire aux amateurs de spiritueux. Proposez une sélection de whiskies single malt et offrez des explications sur l'origine de chaque bouteille. Ajoutez un service de glaçons sculptés à la main pour une touche de luxe supplémentaire.

Les boissons durables et zéro déchet

La durabilité est une préoccupation croissante dans l'organisation d'événements. Les entreprises cherchent de plus en plus à limiter leur empreinte écologique, ce qui a donné naissance à des tendances de boissons "zéro déchet" et écoresponsables.

Cela peut se traduire par l'utilisation de pailles comestibles, de verres réutilisables, ou encore par des partenariats avec des producteurs locaux pour minimiser l'empreinte carbone. Certains événements optent même pour des bars à eau, où les invités peuvent remplir leurs gourdes plutôt que de consommer des bouteilles en plastique.

Les boissons elles-mêmes suivent également cette tendance. On voit ainsi émerger des cocktails à base d'ingrédients bio ou issus de circuits courts, ainsi que des boissons faites à partir de fruits "moches" qui auraient autrement été jetés.

Adopter une approche durable pour les boissons est une excellente manière de montrer que votre entreprise est en phase avec les préoccupations environnementales actuelles. Non seulement cela fait bonne impression, mais cela peut aussi encourager vos invités à faire des choix plus responsables dans leur vie quotidienne.

La technologie au service des boissons

Oui, même les boissons deviennent high-tech ! Des innovations comme les robots barmans qui préparent des cocktails ou les machines de mixologie automatique font leur apparition dans l’événementiel. Ces gadgets apportent une touche futuriste à vos événements et, avouons-le, sont plutôt fun à regarder en action.

Ces solutions sont idéales pour des événements de grande envergure où il peut être difficile de servir rapidement une foule. Les machines assurent une précision parfaite à chaque boisson et éliminent le facteur d'attente (ou du moins le réduisent considérablement).

Au-delà de l’aspect technologique, il est crucial de reconnaître l'impact de ces innovations sur l'expérience client. Dans un monde où l'on accorde de plus en plus d'importance à l'interaction et à l'expérience, les solutions technologiques peuvent donner un coup de pouce considérable. Cependant, il est essentiel de trouver le bon équilibre. Bien que ces technologies soient fascinantes, il ne faut pas oublier l'importance de l'humain dans l'expérience de service. Les invités apprécient souvent l’interaction avec les barmans et leur expertise.

Les risques de l'alcool en entreprise

Certes, un bon verre peut mettre l’ambiance, mais trop d’alcool peut rapidement transformer une soirée sympa en une situation à éviter. On veut que tout le monde passe un bon moment, alors encourageons la modération ! Proposez aussi des options sans alcool, histoire que ceux qui ne boivent pas se sentent inclus. Pensez aussi à rappeler gentiment à tout le monde les risques d’une consommation excessive, sans devenir le rabat-joie de la fête.

Et surtout, assurez-vous que tout le monde a un moyen de rentrer chez soi en toute sécurité, que ce soit en organisant des transports ou en suggérant des applis de covoiturage. Avec un peu de bon sens et une ambiance détendue, on peut profiter de la soirée sans prendre de risques !

Organiser un événement en pleine nature, ce n’est pas juste une question de déployer des tables au milieu d’un champ ou d’allumer quelques torches. Les enjeux sont bien plus complexes qu’ils ne paraissent, entre les imprévus climatiques, les restrictions logistiques et le respect de l’environnement. Si vous avez déjà tenté l’aventure, vous savez de quoi je parle !

‍

1. Le choix d'un lieu naturel

Quand vous choisissez un lieu en pleine nature, vous avez probablement en tête un décor idyllique : une plage au coucher du soleil, une prairie verdoyante, une clairière enchantée. Mais derrière cette carte postale se cache une multitude de défis techniques.

Première chose à vérifier : l’accessibilité. Un lieu magnifique mais inaccessible est une erreur de débutant. L’accès est crucial, non seulement pour vos participants, mais aussi pour le matériel, les prestataires et même les secours en cas d’urgence. Il est essentiel de faire un repérage préalable pour vérifier :

• La possibilité de stationner des véhicules (y compris les camions de livraison).
• L’état des routes d’accès : en pleine nature, un chemin boueux peut se transformer en véritable cauchemar.
• L'accès à l'électricité : s’il n'y a pas de réseau électrique, il vous faudra louer des groupes électrogènes. Pensez à évaluer vos besoins en watts à l'avance pour éviter de vous retrouver sans éclairage ou sans son au beau milieu de l’événement.

‍

2. Avoir un plan B : le secret des événements réussis

La météo est sans conteste l'élément le plus imprévisible lors d’un événement en extérieur. Vous pouvez planifier chaque détail avec soin, mais si la pluie s’invite sans prévenir, tout peut basculer. Voilà pourquoi il est essentiel d’avoir toujours un plan B.

Ne partez jamais du principe que "ça va bien se passer". Il vaut mieux prévoir le pire et être agréablement surpris.

Au niveau des tentes et abris , assurez-vous d’avoir suffisamment de tentes pour abriter non seulement vos participants, mais aussi tout le matériel sensible (sono, lumière, équipements techniques). Ces structures doivent être résistantes au vent et aux intempéries. Si le sol devient boueux à cause de la pluie, cela peut ruiner l’ambiance. Rien qu'une plancher en bois ou des tapis imperméables peuvent sauver la journée.

Enfin, si l’événement comprend une scène, prévoyez un abri pour les artistes et les techniciens. Rien de pire qu’une guitare noyée sous l’orage.

‍

3. Le confort des invités au coeur de l'expérience

En extérieur, le confort est un point souvent négligé, et pourtant, c’est ce qui déterminera en grande partie le succès de votre événement. Si en plein air, vous êtes debout pendant des heures, sans zone ombragée sous un soleil brûlant ou sous une pluie battante sans endroit pour s'abriter, c'est loin d'être l'idéal.

Ne sous-estimez pas l’importance des sièges. En fonction de la nature de l’événement, vous pouvez opter pour des chaises longues, des bancs ou même des coussins de sol pour une ambiance plus décontractée. Si l’événement est long, prévoir des sièges confortables devient une nécessité.

Les WC, c’est un point qui revient souvent dans les retours d’expérience des invités. Personne n’aime faire la queue devant des toilettes insalubres. En extérieur, vous devrez installer des sanitaires mobiles, et je recommande vivement de les entretenir régulièrement pendant l’événement. Investissez dans des toilettes propres et élégantes, avec de l'eau courante si possible, pour éviter les mauvaises surprises.

Si l’événement se déroule en journée, prévoyez des zones d’ombre pour que vos participants puissent se protéger du soleil. De même, en soirée, la température peut chuter rapidement, surtout en montagne ou en bord de mer.

‍

4. Le son et la lumière

L’acoustique en extérieur est totalement différente de celle d’un espace clos. Le son a tendance à se perdre, surtout en pleine nature où les éléments environnants (arbres, montagnes, bâtiments) influencent sa propagation. Vous devrez donc adapter votre équipement sonore pour garantir une bonne qualité d'écoute.

En intérieur, une ou deux enceintes peuvent suffire, mais en extérieur, installez plusieurs points de diffusion pour garantir que l’ensemble du public profite d’un son clair et uniforme.

Mais attention, le son ne s’arrête pas aux limites de votre événement. Un volume trop élevé peut perturber la faune locale ou les résidents aux alentours. Utilisez des systèmes de diffusion directionnels qui limitent la propagation sonore en dehors du site.

Pour l’éclairage, l'enjeu est de jouer avec la lumière naturelle tout en anticipant les variations. Un conseil : commencez tôt la planification de l'éclairage, surtout si votre événement se déroule en soirée. Rien n’est plus désagréable que de voir les convives chercher leur chemin dans l’obscurité.

‍

5. Respecter l'environnement et la biodiversité : un engagement essentiel

Un événement en pleine nature implique une responsabilité écologique. En tant qu’organisateur, vous devez veiller à minimiser l’impact environnemental de votre événement. Cela ne concerne pas seulement la gestion des déchets, mais aussi la manière dont vous interagissez avec l’écosystème local.

1. Installez des stations de tri sélectif et incitez les participants à les utiliser. Fournissez de la vaisselle réutilisable ou compostable pour éviter l’utilisation de plastiques jetables.
2. Privilégier les prestataires locaux pour réduit non seulement les coûts de transport, mais soutient également l’économie locale.
3. Sensibiliser les participants : Installez des panneaux informatifs pour rappeler l’importance de respecter la nature environnante. Il est crucial d’éduquer vos participants sur la préservation des lieux, que ce soit en ne laissant aucun déchet derrière eux ou en ne perturbant pas la faune.

‍

6. Intégrer la Fête de la Nature à votre événement

Pour enrichir votre événement en pleine nature, pourquoi ne pas vous inspirer de la Fête de la Nature, un grand rendez-vous national en France dédié à la célébration de la biodiversité ? Chaque année, au mois de mai, cet événement incontournable rassemble des milliers de participants à travers des animations gratuites et des découvertes en plein air. Il constitue une occasion idéale pour organiser des activités interactives qui mettent en lumière la richesse de notre environnement naturel.

En intégrant un programme inspiré de la Fête de la Nature, vous pouvez proposer à votre public des animations éducatives et ludiques, adaptées à tous les âges. Que ce soit des balades guidées pour découvrir les espèces locales, une exposition photo sur la faune et la flore, ou encore des visites guidées de parcs naturels régionaux ou jardins publics, ces activités permettront à vos invités de mieux comprendre et respecter la nature qui les entoure.

‍

Proposer des activités variées pour tous les âges

Lors de votre événement, pourquoi ne pas vous associer avec des associations locales qui œuvrent pour la protection de la biodiversité ? Elles pourront organiser des ateliers éducatifs sur des thématiques comme la gestion de l’eau, la reconnaissance des oiseaux, ou encore l’importance des espèces endémiques. En parallèle, des animations gratuites telles que des rencontres avec des naturalistes, des démonstrations de gestion d’un parc ou des ateliers de plantation d’arbres dans des espaces verts donneront une dimension participative et écoresponsable à votre projet.

‍

Créer un moment mémorable autour de la nature

En s’inspirant de l’esprit de la Fête de la Nature, vous pouvez également organiser un festival autour du thème de la découverte du patrimoine naturel. Un week-end avec des visites guidées dans des lieux exceptionnels, des concerts en pleine nature pour célébrer la nature, ou encore des ateliers d’observation d'animaux et de plantes... Ces activités pourraient se dérouler dans un parc régional ou au sein d’un espace vert en ville, pour sensibiliser les citadins à la protection de l'environnement.

Nous vivons dans un monde où les participants sont constamment sollicités. Entre réunions Zoom, deadlines serrées, et charge mentale, l’attention est une denrée rare. Organiser un événement qui capte cette attention et qui fait en sorte que les invités en ressortent enrichis est un véritable tour de force. C’est là que le bien-être entre en jeu. Quand vous intégrez des moments de bien-être à vos événements, vous créez un espace où les participants peuvent se recentrer, faire une pause, et revenir plus attentifs. C’est une sorte de "reset mental" qui permet à chacun de repartir du bon pied.

Des activités de bien-être adaptées à vos participants

L’une des principales erreurs que l’on peut commettre en intégrant des activités de bien-être est de croire qu’une seule formule conviendra à tout le monde. En réalité, chaque public est différent, et il est crucial de proposer des activités de bien-être adaptées à vos participants. Par exemple, un groupe de jeunes start-upers dynamiques pourra apprécier des ateliers de sport ou de yoga énergisant, tandis qu’un public plus senior pourrait préférer des activités plus douces comme des exercices de respiration ou de sophrologie.

1. Le yoga corporate : une solution clé en main

Le yoga est probablement l’une des activités de bien-être les plus polyvalentes. Facile à mettre en place, il ne nécessite pas un gros budget, et s’adapte à de nombreux types d’événements. Vous pouvez opter pour une séance matinale pour bien démarrer la journée, ou pour un yoga express entre deux conférences. Le plus grand atout du yoga est qu’il peut se pratiquer presque partout, même dans un local de réunion.

2. Les ateliers de respiration : des boosts d’énergie instantanés

Il n’y a rien de plus simple, mais aussi de plus efficace que de prendre quelques minutes pour respirer correctement. Dans un monde où nous passons nos journées le dos voûté devant nos ordinateurs, nous oublions souvent l’importance d’une respiration profonde. Intégrer des ateliers de respiration dans vos événements peut avoir des effets immédiats sur la concentration et l’énergie de vos participants.

Les tendances bien-être à surveiller pour vos événements

Le bien-être en entreprise ne cesse d'évoluer, s'adaptant aux nouvelles attentes et aux dynamiques du monde professionnel. Ce qui fonctionnait il y a cinq ans ne capte peut-être plus l'attention aujourd'hui. Avec le rythme effréné de la vie quotidienne, les besoins en matière de bien-être s'affinent : les participants ne cherchent plus seulement à "déconnecter", mais aussi à renouer avec leur environnement, à favoriser leur santé mentale, et à vivre des expériences uniques, même lors d’événements professionnels.

3. La sophrologie : une approche douce et holistique

Alors que le yoga et la méditation sont désormais bien ancrés dans le paysage du bien-être en entreprise, la sophrologie commence à se faire une place de choix. Cette méthode de relaxation dynamique, qui combine respiration, relaxation musculaire, visualisations positives et concentration, a été développée dans les années 60 par Alfonso Caycedo, un neuropsychiatre. Ce qui la distingue, c'est son accessibilité : elle ne requiert pas de tenue spéciale, de tapis ou de posture complexe. Un des grands avantages de la sophrologie, c'est qu'elle peut être pratiquée assis ou debout, sans aucun matériel spécifique, ce qui en fait une option idéale pour un cadre corporate.

Elle est parfaite pour des groupes de participants qui ne sont pas nécessairement familiers avec les pratiques de bien-être plus conventionnelles. La sophrologie a l’avantage de s’adapter à différents niveaux de bien-être et peut même être utilisée pour préparer des périodes clés de l'événement, comme un discours important ou une réunion stratégique.

4. Intégrer la nature : recréer des environnements apaisants, même en intérieur

L'une des tendances les plus marquantes dans le bien-être d’entreprise est de mettre en place de la nature, non seulement à travers des activités en extérieur, mais également dans la scénographie des espaces intérieurs. Il est prouvé que la nature a un impact direct sur notre niveau de stress, notre concentration, et notre développement personnel. Mais que faire si votre événement se déroule dans une salle de conférence sans fenêtre, ou dans un centre d'exposition bétonné ? C’est là que la biophilie – cette connexion innée des humains avec la nature – entre en scène.

Des éléments comme des murs végétaux, des plantes en pot, ou même des simulations de paysages naturels via des écrans ou des projections lumineuses peuvent transformer une salle froide et impersonnelle en un lieu propice à la détente. Par exemple, lors d’un congrès sur les nouvelles technologies, nous avons installé un écran LED qui projetait des images de forêts luxuriantes et de rivières apaisantes, le tout accompagné d’un fond sonore discret de nature. Le résultat ? Les participants ont fait des retours incroyablement positifs, expliquant que l'ambiance naturelle les aidait à mieux se concentrer et à se relaxer entre les conférences.

5. Le bien-être numérique : l’impact de la technologie sur la santé

De plus en plus d’événements intègrent des technologies de bien-être digital pour améliorer l’expérience des participants. Les applications de méditation guidée, comme Headspace ou Calm, font leur entrée dans le monde corporate. Plutôt que de proposer une méditation en groupe, pourquoi ne pas offrir à vos participants un accès à des sessions de méditation via une application dédiée, où chacun peut choisir le programme qui lui convient le mieux ? C’est une approche flexible et respectueuse des préférences individuelles.

Certains événements vont même plus loin, en proposant des expériences immersives à travers la réalité virtuelle (VR). La VR permet aux participants de "s’évader" pendant quelques minutes dans un environnement relaxant : une plage tropicale, une forêt apaisante, ou encore un espace zen flottant dans les nuages. Imaginez une salle de pause VR où vos participants peuvent choisir leur environnement de relaxation, grâce à des casques immersifs. Ces moments permettent de décrocher réellement pendant les pauses, avec un effet régénérant beaucoup plus fort qu’une simple pause café.

Bien-être et alimentation : une combinaison gagnante

Le bien-être ne se limite pas à des exercices physiques ou mentaux. Il passe aussi par l’alimentation. Nous avons tous vécu ces déjeuners d’affaires où l’on s’empiffre de plats lourds, pour ensuite passer l’après-midi à somnoler dans une salle de conférence. Pour éviter cet écueil, il est essentiel de proposer une alimentation qui favorise le bien-être et l’énergie de vos participants.

Pensez à des buffets de fruits frais, des encas légers mais nourrissants, comme des salades riches en protéines. Les pauses café peuvent également être revisitées avec des jus détox, des smoothies, ou même du thé vert matcha pour booster la concentration sans avoir recours au café à outrance.

L’importance de l’environnement professionnel

Le cadre dans lequel se déroule votre événement joue un rôle fondamental dans le bien-être des participants. Même si votre événement se déroule dans une salle de conférence classique, il est possible de transformer l’espace pour en faire un lieu plus apaisant et agréable. Comment ? En jouant avec la lumière, les couleurs et la disposition des meubles.

Des études ont montré que des environnements aux tons clairs et naturels favorisent la détente et la concentration. Vous pourriez par exemple opter pour des éclairages doux, des fauteuils confortables, et intégrer des plantes vertes dans l’espace. Comme nous l'avons vu plus tôt, la nature a un pouvoir apaisant, et l’ajout d’éléments naturels peut complètement transformer l’atmosphère d’un lieu.

Surmonter les réticences et convaincre votre public

Certains se disent peut-être : "Le bien-être, c’est pour les hippies." Si quelques uns de vos collaborateurs sont sceptiques, voire réfractaires, à l’idée d’introduire des activités de bien-être dans un cadre professionnel, comment les convaincre ?

Expliquez que le but n’est pas de transformer l’événement en retraite spirituelle, mais plutôt d’offrir des moments de pause et de recentrage pour que chacun puisse être au maximum de ses capacités. Et surtout, laissez la possibilité à chacun de choisir : les activités de bien-être ne doivent pas être imposées, mais proposées comme une option. En offrant la liberté de participation, vous réduisez les résistances.

Ensuite, montrez les résultats concrets. Lors de notre dernier événement pour une entreprise du secteur bancaire, nous avons envoyé un questionnaire de satisfaction après l’événement. Plus de 80 % des participants ont affirmé que les moments de bien-être avaient amélioré leur expérience globale et les avaient aidés à mieux se concentrer pendant les présentations. Des chiffres comme ceux-là parlent d’eux-mêmes.

Le bien-être, un investissement rentable pour vos événements !

L’intégration d’activités de bien-être dans vos événements n’est pas une mode passagère. C’est une réponse aux besoins d’un monde professionnel de plus en plus exigeant, où les participants cherchent non seulement à apprendre et à réseauter, mais aussi à se sentir bien. En prenant soin de leur bien-être, vous créez des événements plus mémorables, plus impactants, et surtout, plus humains.

Alors, la prochaine fois que vous planifiez un événement, n’oubliez pas cette dimension !