Dans le monde de l’événementiel, il existe de nombreuses façons d’engager un public, d’inspirer des participants et de créer des expériences mémorables. Parmi ces approches, l’événement itinérant est devenu une véritable tendance ces dernières années. Pourquoi ? Parce qu’il combine plusieurs avantages clés qui le rendent particulièrement attractif, tant pour les organisateurs que pour les participants. Aujourd’hui, on va voir ensemble ce qui rend ce type d’événement si unique et pourquoi il pourrait être la solution idéale pour votre prochaine manifestation d’entreprise.
Qu'est-ce qu'un événement itinérant ?
Avant de commencer à décortiquer les avantages, il est essentiel de bien comprendre ce qu’est un événement itinérant. Un événement itinérant, comme son nom l’indique, se déplace. Contrairement aux événements classiques qui se déroulent en un seul endroit fixe (une salle de conférence, un hôtel ou un centre de congrès), l’événement itinérant prend le parti de changer de lieu au fil du temps. Cela peut signifier qu’un salon ou une conférence passe de ville en ville ou qu’un festival s’installe dans différents quartiers d'une même métropole.
Ce type d’événement peut être de natures très variées : des salons professionnels, des concerts, des expositions, des événements de team building, ou encore des journées de networking. Il y a presque autant de formats d'événements itinérants que de secteurs d’activités ! L’idée est de multiplier les endroits et de créer des événements immersifs où les participants vivent une expérience différente à chaque étape.
Les 6 principaux avantages d’un événement itinérant
Maintenant que l’on a défini ce qu’est un événement itinérant, voyons pourquoi ce format est en train de devenir incontournable dans l’organisation d’événements, en particulier pour les sociétés.
1. Toucher un public plus large et diversifié
Un des avantages les plus évidents de l’événement itinérant est sa capacité à toucher un public plus large et diversifié. Quand vous organisez un événement dans un seul lieu, vous limitez géographiquement la portée de votre événement. Cela signifie que seules les personnes de cette région ou ceux qui sont prêts à se déplacer y assisteront. En revanche, avec un événement itinérant, vous pouvez vous rendre dans plusieurs régions, ce qui permet d’attirer une audience beaucoup plus vaste.
Prenons l'exemple d'une conférence sur les nouvelles technologies. Si elle se déroule uniquement à Paris, seuls ceux qui peuvent se déplacer jusqu'à la capitale y participeront. Mais si elle fait une étape à Lyon, Marseille et Toulouse, vous touchez des professionnels de toute la France, ce qui élargit votre réseau, votre visibilité et vous donne l’opportunité de vous connecter avec des prospects potentiels dans différentes régions.
2. Créer une expérience unique et mémorable
Les événements itinérants, par nature, sont plus dynamiques et offrent une expérience différente à chaque étape. Cela permet de renouveler l’intérêt des participants et d’éviter la monotonie qui peut parfois s’installer lors d'événements classiques. L'idée de voyager, de découvrir de nouveaux endroits et de rencontrer des personnes d'horizons différents rend l’expérience plus excitante.
Imaginez un salon de l’innovation technologique qui se déplace dans des endroits insolites ou qui propose des activités originales à chaque étape. En variant les environnements et les animations, vous générez des moments mémorables qui marqueront davantage les esprits que si l'événement se déroulait toujours dans la même salle.
3. Renforcer la notoriété de votre marque
Les événements itinérants sont une stratégie marketing extrêmement efficace. En étant présents dans plusieurs endroits et en touchant une audience plus large, vous augmentez considérablement votre visibilité. C’est une manière de faire connaître votre marque, d’attirer des prospects et de renforcer vos relations avec vos partenaires.
Un événement qui se déplace donne aussi une image dynamique et proactive de votre entreprise. Cela montre que vous êtes prêts à sortir de votre zone de confort et à rencontrer vos clients et prospects là où ils se trouvent, au lieu d'attendre qu’ils viennent à vous. Si vous parvenez à organiser un événement itinérant qui fait le buzz dans chaque endroit où il passe, vous augmentez considérablement vos chances d’améliorer votre réputation et votre notoriété.
4. Optimiser votre budget
Bien sûr, un événement itinérant a ses coûts, mais il peut aussi être un moyen d’optimiser votre budget. Lorsqu'un événement se déplace dans plusieurs endroits, il peut être plus rentable que d'organiser plusieurs événements distincts. Par exemple, un seul événement itinérant pourrait vous permettre d'attirer des participants dans plusieurs villes, tout en maximisant vos investissements en marketing et en logistique.
De plus, un événement itinérant peut aussi permettre de mieux négocier avec les fournisseurs et prestataires, car la taille de l’événement peut donner lieu à des tarifs préférentiels. Par ailleurs, en ayant des étapes dans plusieurs villes, vous pouvez également profiter des coûts locaux plus abordables selon les régions.
5. Favoriser le networking et la collaboration inter-régionale
Les événements nomades sont souvent l’occasion pour les participants de se rencontrer, d'échanger et de collaborer avec d’autres acteurs, parfois issus d’horizons différents. En touchant différentes régions, vous créez des opportunités pour les entreprises locales de rencontrer des partenaires venant d’autres régions, voire d’autres pays, et d’élargir leur réseau. Cela peut être un véritable levier pour le business développement, en particulier pour les entreprises qui cherchent à se diversifier et à s’étendre à d'autres marchés.
De plus, en fonction de l’itinéraire choisi, vous pouvez faire en sorte que les participants aient l’opportunité de rencontrer d'autres profils que ceux auxquels ils sont habitués. Par exemple, lors d'un événement itinérant sur le développement durable, vous pourriez inviter des acteurs du secteur privé, des ONG, des gouvernements locaux et des chercheurs, favorisant ainsi une véritable synergie intersectorielle.
6. Flexibilité et adaptation
Un autre avantage non négligeable est la flexibilité. L’événement itinérant peut être adapté en fonction des besoins spécifiques de chaque ville ou public. Par exemple, à un endroit, vous pourriez mettre l’accent sur des conférences ou des ateliers pratiques, tandis que dans un autre, vous pourriez privilégier des animations plus interactives ou un format plus décontracté.
De plus, le fait que l’événement soit itinérant offre une certaine liberté pour tester de nouvelles idées, formats ou thématiques dans différents environnements. Cela permet une approche plus innovante et de s’assurer que le concept plaît à un large éventail de participants.
Les clés pour organiser un événement itinérant réussi
L’organisation d’un événement itinérant ne s’improvise pas. Il y a quelques éléments clés à prendre en compte pour que tout se passe bien.
- La logistique est cruciale : Il est essentiel de bien planifier le transport, l’installation des équipements et la gestion des intervenants pour chaque étape de l'événement. Cela inclut la réservation des lieux, la gestion des prestataires locaux, la mise en place des transports pour les participants, et la gestion des différentes équipes.
- Un branding cohérent : Même si l'événement se déroule dans plusieurs lieux différents, il doit avoir une identité forte et cohérente. Cela passe par un branding homogène sur tous les supports de communication, des invitations aux visuels en ligne, en passant par les goodies ou les éléments de décoration.
- Un suivi constant de la communication : L’une des grandes forces d’un événement itinérant est de maintenir une communication régulière avec les participants à chaque étape. Utilisez les réseaux sociaux, des newsletters et des campagnes d’emailing pour garder l'engagement des participants. Assurez-vous également que les retours et les feedbacks sont collectés en temps réel pour améliorer l'événement à chaque nouvelle étape.
